Pourquoi planifier les ressources ?
La réponse courte est : parce qu’elles ne sont pas disponibles en tout temps ! Certains matériels ou outils, par exemple, ne seront livrés qu’à une date X, impossible de commencer les tâche en lien au préalable. Ou encore, certains membres de l’équipe projet ne sont affectés au projet que jusqu’à une date Y, après quoi ils embarquent sur un autre projet.
Planifier les ressources présente plusieurs avantages :
- Atteindre les objectifs avec efficience, en mettant l’accent sur l’optimisation et l’efficacité.
- Anticiper les enjeux en cas d’indisponibilités et prévoir des alternatives.
- Minimiser les conflits avec les autres leaders de projets qui ont besoin des mêmes ressources que vous.
Il faut donc savoir quand et comment les ressources seront ajoutées, gérées et libérées du projet.
Quel sont les processus de planification des ressources ?
Voici les processus clés et leur fonctionnement :
- Planifier la gestion des ressources :
Comprend l’établissement de l'approche pour la gestion des ressources, incluant les méthodes d'estimation, d'obtention, de gestion et d'utilisation des ressources. - Estimer les ressources nécessaires :
Implique l’évaluation des besoins en ressources pour le projet, utilisant différentes techniques d'estimation. Il s’agit de définir le type et la quantité de toutes les ressources nécessaires pour terminer les travaux du projet en respectant les attentes du client. - Obtenir les ressources :
Passe par le recrutement de l'équipe du projet (et l’éventuel intégration des nouveaux) et l’acquisition des équipements, matériels et autres ressources nécessaires. Ce processus nous aide aussi à gérer les risques liés à l’indisponibilité des ressources. Suivre le plan de gestion des ressources (voir le premier point) va aider à obtenir toutes les ressources nécessaires au projet. - Développer l'équipe :
Passe par l’acquisition des connaissances et le développement des compétences, le renforcement des interactions entre les membres de l'équipe et de l'environnement de travail pour optimiser la performance du projet. On vise à créer un environnement sécuritaire, propice à la coopération et aux initiatives pour permettre l’innovation - Gérer l'équipe :
À ce stade il s’agit d’évaluer régulièrement la performance des membres de l'équipe, et d’ajuster selon les écarts observés. La gestion inclut aussi de résoudre les problèmes et les changements au sein de l'équipe.
C’est le moment de rappeler que le leader de projet agit comme un servant leader : il est le leader de son équipe et il est aussi à sa disposition pour lui permettre de performer au mieux. - Maîtriser les ressources :
Assurer l'utilisation efficiente des ressources selon les prévisions et de mettre en place les actions correctives, si nécessaire.
Quels avantages tirer de la gestion des ressources ?
- Optimisation : solliciter la bonne ressource au bon moment
- Efficacité : faire plus grâce à une bonne affectation des ressources
- Création de valeur : optimisation + efficacité = optimisation du temps donc bénéfices bonifiés
- Suivi : du prévisionnel vs le réel
- Transparence collaborative : chacun sait qui est occupé à quoi et pour combien de temps.
Pour conclure
La gestion des ressources peut impacter de nombreux aspects d’un projet et, à ce titre, elle doit faire l’objet d’une évaluation et d’une planification en amont.
Cela permet d’avoir l’heure juste et de s’adapter plus facilement en cas de changement. Des outils de collaboration existent pour faciliter la transparence avec l’ensemble des parties prenantes pour assurer une saine collaboration.
Si l’approche présentée ici est très généraliste dans le traitement des ressources, rappelons que les ressources humaines méritent une gestion spécifique : dans le cycle de vie d’un projet c’est l’humain fera la différence.
Une saine gestions des ressources permettra la réalisation optimale du projet tout en assurant un environnement sécuritaire et porteuse d’innovations
Pour aller plus loin :
Gestion de projet : assigner et gérer les ressources
Photo de Robby McCullough sur Unsplash
