Soutenir l'efficacité organisationnelle et intégrer les bonnes pratiques

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L’efficacité organisationnelle c’est quoi ?

L’efficacité organisationnelle implique qu’une entreprise se donne un cadre qui comprend :

• Des buts à atteindre
• De façon consistante et intégrée
• Avec des collaborateurs qui connaissent les résultats attendus

La valeur des bonnes pratiques de gestion des TI

Il existe de nombreux cadre de gestion considérés comme des bonnes pratiques (Agile, Lean, ITIL, DevOps, etc.). Ils ont chacun leurs propres objectifs, qui doivent être adaptés au contexte de l’organisation.

Les avantages de ces différentes pratiques sont :

• Offrir un potentiel de résultats tangibles, spécifiques à leur domaine d’intervention
• Être éprouvées dans l’industrie
• Définir un point de départ pour la réflexion et la conception

Mais attention, car dans la réalité des entreprises, il est fréquent que ces pratiques coexistent, selon le service. Il est donc primordial de bien connaître le paysage de notre organisation quant à l’usage de ces pratiques, pour anticiper comment elles vont s’influencer les unes les autres ou, au contraire, se nuire si on n’a pas pris le temps de bien réfléchir à leur cohabitation.

Le défi : les intégrer et soutenir l’efficacité recherchée

Le défi derrière les écosystèmes complexes est d’être à même d’identifier quelles pratiques sont présentes et de prévoir comment elles vont s’influencer mutuellement.

L’un des risques avec la mise en place de (nouvelles) pratiques, est de créer des silos organisationnels, qui ne tiennent pas compte de l’ensemble des contraintes. Par exemple à vouloir favoriser l’Agilité à tout prix, une entreprise peut perdre de vue d’autres impératifs comme la stabilité des systèmes ou la sécurité des données. D’où l’importance de de définir des principes de gouvernance.

En clair, pour relever le défi de la cohabitation des pratiques il faut :

• Être conscient de la présence de différents cadres organisationnels, qui s’influencent
• Mettre l’accent sur leurs objectifs propres et les intégrer avec les autres cadres
• Mettre en place une structure de gestion et de gouvernance pour être toujours en mesure de les orienter, ajuster et optimiser

Voilà une image qui montre que les pratiques peuvent se chevaucher (liste non exhaustive) :

Dans cet exemple, la taille des cercles n’est pas proportionnelle à l’importance des pratiques.

L’important ici est de définir des directives, des politiques, des contrôles chaque fois qu’il y a une zone de chevauchement. Car si chaque pratique a pour but d’apporter de la valeur (à ses usagers, ses clients, son département d’affaires, son entreprise…), la définition de cette valeur peut changer d’une pratique à l’autre.

Le mot VALEUR devient très important dans l’arrimage des pratiques.

Adapter les objectifs de chaque pratique

La cohabitation des pratiques et la variété de notion de valeur impose de définir quel est l’objectif poursuivi par chacune des pratiques et en faire son expression de valeur. Puis de les hiérarchiser selon leur importance.

Encore une fois, il faut tenir compte de l’influence positive comme négative des pratiques entre elles et de l’existence d’objectifs divergents, qu’il faudra réconcilier. C’est le rôle du/des propriétaires, c’est-à-dire ceux qui sont imputables sur les résultats/l’atteinte des objectifs.

Concevoir les pratiques … afin de bien de les gouverner…

Il est donc important que le propriétaire de chacune des pratiques comprenne l’objectif qui lui est fixé. Et, comme on le sait, un bon objectif doit être SMART.

Spécifique

Mesurable

Atteignable

Réaliste

Temporel

À charge au propriétaire de fournir les informations qui vont permettre de valider la progression vers l’atteinte de l’objectif. La mise en place d’indicateurs de suivi et de tableau de bord est tout indiquée pour permettre une lecture adéquate par le comité de gouvernance.

Gouverner dans des environnements complexes

Gouverner c’est savoir où on veut se rendre. On est comme un capitaine de navire, qui doit définir où le bateau doit se rendre et mobiliser un équipage pour tenir le cap tout au long du voyage. Le rôle du capitaine est de :

• Mener son navire à bon port… en évitant la houle : anticiper quand le projet aura avancé, quand il y aura des enjeux et comment les contourner pour continuer à avancer.
• Faire collaborer plusieurs équipes, qui sont complémentaires mais qui ont leur propre spécialité et buts et travaillent de façon autonome… tout en respectant les impératifs et contraintes des autres.
• S’appuyer sur des « Lieutenants » ou chefs d’équipe qui vont contribuer à assurer la cohésion sur le navire et la cohérence entre les équipes.
• Prendre des décisions et faire des choix quand c’est nécessaire, pour le bien de l’équipage et du navire.
  

Facilité l’acceptation

Il est toujours utile d’accompagner les collaborateurs dans la transformation des pratiques car ils ne sont pas forcément à l’aise ou familier avec ce que l’on attend d’eux.

Dans le même esprit, il est bénéfique d’intégrer/d’échanger des personnels pour qu’ils se familiarisent avec des pratiques qui ne sont pas les leurs, pour qu’ils les comprennent mieux et ainsi faciliter les collaborations futures.

Conclusion

• Les bonnes pratiques d’industrie en gestion des TI sont importantes pour faire croitre l’efficacité de l’organisation.
• Anticiper comment la combinaison des pratiques choisies vont s’interconnecter pour éviter les conflits.
• Se baser sur les objectifs des pratiques pour guider l’intégration.
• Mettre en place les rôles, les structures et les mécanismes de gouvernance et d’amélioration de ces pratiques pour assurer leur performance et soutenir la progression vers l’efficacité optimale.

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