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La gestion des tâches dans Microsoft 365 (Alias Office 365)

25 octobre 2021
Serge Tremblay
La gestion des tâches dans Microsoft 365 (Alias Office 365)

Microsoft 365 est un ensemble de services qui facilite la collaboration et le partage d’informations. C’est la grande force de cette architecture : elle est pensée et conçue pour que la plupart des applications développées par Microsoft communiquent entre elles. C’est aussi pour cela que les versions en ligne des logiciels Microsoft ont parfois plus de fonctionnalités que les versions desktop.

Parmi cet ensemble de services on retrouve des applications qui facilitent la gestion et le suivi des tâches. En particulier To Do et Planner. To Do est orienté individu et facilite la gestion de vos tâches, qui sont isolées dans l’application. Planner est orienté équipe et permet de voir l’ensemble des tâches de chaque membre.

Teams assure en quelque sorte le rôle de pont entre les deux applications.

Serge Tremblay nous donne plus de détails sur ces outils.

MS Teams
ToDo et Planner : fonctionnalités essentielles

Microsoft To Do pour gérer les tâches individuelles

To Do est une application qui permet la gestion et le suivi des tâches individuelles. L’interface met l’accent sur vos livrables et vos livrables seulement, en utilisant divers marqueurs : ce qui doit être fait aujourd’hui, ce qui est important, ce qui est “flagué”, etc.

To Do

Vous retrouverez dans To Do les tâches créées à partir :

  • Des tâches Outlook

 

MS Outlook

 

 

  • De l’assignation d’une tâche dans Planificateur (Planner)

 

Planner

 

 

  • D’un courriel Outlook qui est transformé en tâche (Courrier avec indicateur)

 

MS Outlook

 

 

  • D’une tâche créée à partir d’une conversation dans Teams

 

MS Teams

 

 

  • D’une tâche créée par Power Automate
    Sans rentrer trop dans les détails, Power Automate permet à ceux qui le maîtrisent/y ont accès, d’automatiser un certain nombre d’actions simples et répétitives. Par exemple une personne pourrait automatiser la création et l’attribution de tâches selon un flot qu’elle aurait prédéterminé.

Une gestion multiplateformes

L’application To Do vous permet de créer des listes de tâches et d’ajouter des tâches à votre journée que ce soit à partir de votre téléphone ou de votre ordinateur. Les fonctionnalités disponibles sont identiques et les plateformes se synchronisent mutuellement et naturellement (tant que vous avez du réseau).

Application mobile Sur ordinateur
To Do version mobile

 

To Do version Desktop

 

Le client mobile de To Do sur votre téléphone Android ou Apple vous permet de pouvoir faire un suivi de vos tâches à partir de n’importe où!

To Do version mobile

Intégration de To Do avec Outlook et Microsoft Teams

Sur votre ordinateur, les tâches de To Do sont intégrées par défaut dans Outlook et peuvent être intégrées dans Microsoft Teams avec l’application Tasks par planificateur.

Intégration dans Outlook Intégration dans Teams
Intégration dans MS Outlook
Intégration dans MS Teams

 

Cela facilite le suivi selon l’outil que vous préférez utiliser. Bien sûr les actions prises sur une plateforme, se répercutent sur l’autre pour que les données soient à jour.

Même si To Do est un outil de gestion des tâches personnelles, vous pouvez créer une liste de tâches et partager cette liste de tâches avec des collègues.

Microsoft Planner pour gérer les tâches d’une équipe

Si vous désirez créer, partager et faire le suivi de tâches pour un groupe d’utilisateurs, il est préférable d’utiliser Planificateur (Planner). Vous aurez ainsi une meilleure vue d‘ensemble des ressources et de l’avancement.

Planificateur est aussi disponible sur votre ordinateur, sur votre mobile et il peut être intégré dans Teams.

Planner

 

Vous pouvez regrouper vos tâches dans un plan en créant de compartiments

Compartiments Planner

Vous pouvez présenter les tâches sous différentes vues (Affichages), selon vos besoins.

Tâches dans Planner

Ces options de visualisation rappellent l’approche “Kanban” chère aux chefs de projets agiles.  Attention toutefois, Planner n’est pas un outil adapté à la gestion pointue de projets complexes.

Pour les projets simples il offre une réelle souplesse et même la possibilité d’avoir des tableaux de bord de suivi.

Tableaux de bord dans Planner

Intégration de Planner dans Teams

Planificateur peut être intégré dans Teams de deux façons.

  • Ajouter un onglet vers un plan spécifique dans un Canal 
Intégration de Planner dans MS Teams
  • Ajouter l’application Tasks par planificateur dans la barre de gauche du client Teams
Intégration de Planner dans MS Teams

Intégration des tâches de planificateurs dans To Do

Les tâches qui vous sont assignés dans planificateur peuvent aussi être intégrées dans votre To Do.  Elles apparaîtront dans To Do sous Affectées à moi.

Intégrations des tâches dans To Do

Conclusion

​​​​Vous l’avez compris, To Do et Planner fonctionnent très bien ensemble et peuvent contribuer à améliorer la collaboration et la productivité, quel que soit la plateforme que vous utilisiez (ordinateur, cellulaire, tablette...). La séparation entre tâches individuelles et tâches d’équipes est claire et permet de se concentrer adéquatement. Ces solutions dans le nuage assurent aussi une synchronisation immédiate en cas de changement et assure ainsi que toutes les parties prenantes ont une information à jour.​

Pour aller plus loin :

Formation ToDo et Planner : fonctionnalités essentielles

 

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