Gestion de projet : bien gérer les approvisionnements

Gestion des approvisionnements n’est pas gestion des ressources

La gestion des ressources aborde la planification, l'allocation et la gestion des ressources (humaines, matérielles, financières, etc.) nécessaires pour réaliser un projet. Le but est de disposer des ressources adéquates au moment opportun, tout en optimisant leur utilisation et en gérant leur coût.

Quant à elle, la gestion des approvisionnements implique l'acquisition de biens et services externes (gestion des contrats, des achats, des fournisseurs et des livraisons, etc.) indispensables au projet. Et ce de manière efficace, économique et dans le respect des délais et des standards de qualité requis.

La gestion des ressources est axée sur l'utilisation efficace des ressources internes au projet, tandis que la gestion des approvisionnements se concentre sur l'acquisition de ressources externes. Elle englobe divers aspects allant de la planification initiale à la gestion des relations avec les fournisseurs, en passant par la gestion contractuelle et le suivi des livraisons.

La planification des approvisionnements

La planification des approvisionnements commence par une identification minutieuse et une analyse approfondie des besoins du projet.

Cette étape implique de définir précisément ce que le projet requiert en termes de matériaux, équipements et services externes. Une fois ces besoins identifiés, il faut développer une stratégie d'approvisionnement qui aligne ces besoins avec les objectifs globaux du projet, y compris le respect des contraintes de calendrier et de budget.
Cela nécessite une bonne compréhension des délais de livraison, des coûts du marché et des capacités des fournisseurs potentiels. C’est pourquoi la planification efficace des approvisionnements est proactive : charge au PM de prévoir des solutions aux risques potentiels (retards de livraison, défaillances des fournisseurs et autres).

La sélection des fournisseurs

Choisir les bons fournisseurs permet de limiter le risque de défaillance évoqué plus haut.

Les critères de sélection doivent inclure la qualité des produits ou services, le coût, la fiabilité et la capacité du fournisseur à respecter les délais. Le processus de qualification et d’évaluation commence souvent par un appel d'offres ou une demande de propositions, suivis d'une analyse rigoureuse des soumissions. Les audits réguliers et les évaluations des fournisseurs aident à assurer que ces derniers respectent les standards du projet et s'adaptent aux évolutions des besoins.

Consulter les post-mortem des projets similaires passés peut aider à dresser des portraits fiables et aider à faire les bons choix.

La gestion des contrats

Elle commence par la rédaction et la négociation des termes contractuels qui définissent le cadre du projet tout en permettant une certaine flexibilité pour gérer les changements.

Il est courant (et nécessaire) d'inclure des clauses qui couvrent les aspects de performance, de gestion des risques, mais aussi qui détaillent les pénalités en cas de non-respect des délais ou de la qualité. Le suivi continu de ces éléments permet à la fois de s’assurer que les engagements sont respectés, et de gérer efficacement les modifications contractuelles qui peuvent survenir.

Le contrôle et le suivi des approvisionnements

Pour effectuer contrôle et suivi, différents outils et méthodes sont disponibles pour le leader de projet. Notamment :

• les systèmes de gestion des inventaires pour suivre en temps réel les quantités stockées… et anticiper les besoins, les surplus ou les pénuries
• la planification des ressources d’entreprise pour profiter d’une vue d’ensemble des processus d’affaires en lien avec l’approvisionnement (finance, rh, fabrication, distribution…)
• les logiciels de gestion de la chaîne d’approvisionnement, pour optimiser cette dernière
• les systèmes de suivi de livraison
• les tableaux de bord, dont les KPIs approvisionnement facilitent la supervision des coûts, délais, conformité…
• les outils de communication, pour simplifier la mise à jour des statuts, les ajustements aux commandes ou la résolution rapide de problèmes.

La gestion des relations avec les fournisseurs

Bien que ce soit quelque peu évident, rappelons que développer de bonnes relations (solides et collaboratives) avec les fournisseurs contribue à une bonne gestion des approvisionnements.

Une communication ouverte et régulière aide à anticiper les problèmes et encourage les fournisseurs à s'investir dans le succès du projet. Outre les évidentes réunions et rencontres, les initiatives de développement conjoint peuvent grandement solidifier la qualité de la relation.
Par initiative de codéveloppement on peut imaginer par exemple la collaboration entre le chef de projet et son fournisseur pour élaborer un nouvel emballage qui facilitera le transport et la logistique, ou encore la synchronisation de leurs ERP respectifs, ou la mise en place de solutions conjointes qui facilitent la production et limitent les coûts, ou la coordination d’efforts pour avoir une démarche plus écologique, etc.
Ce codéveloppement est possible à condition que les objectifs soient clairs et partagés… tout comme les risques et les bénéfices.

Les aspects légaux et éthiques

Approvisionnements = fournisseurs = contrats ! Un minimum de connaissance des aspects légaux est donc plus que bienvenue, même si un service juridique est à disposition.

Par ailleurs, établir, maintenir ou se conformer à des normes éthiques élevées renforce aussi la réputation de l'entreprise. Ce qui passe par la transparence des processus d'appel d'offres et la lutte contre la corruption.

Technologies et innovations

L'adoption de technologies avancées, telles que certaines évoquées plus haut, transforme la gestion des approvisionnements : meilleure visibilité sur les processus d'achat, optimisation des performances des fournisseurs et amélioration de la gestion des données. La numérisation des processus d'approvisionnement permet d'automatiser et de rationaliser des étapes autrefois manuelles et chronophages, réduisant ainsi les risques d'erreurs et accélérant les transactions.

Sans parler de l’amélioration des prévisions, de l’analyse des tendances, du renforcement de la sécurité…

Conclusion

La gestion des approvisionnements ne se limite pas simplement à l'acquisition de biens et de services nécessaires, mais englobe une gestion stratégique qui va impacter la performance globale du projet.
En alliant une planification minutieuse, une sélection rigoureuse des fournisseurs, une gestion contractuelle proactive et un suivi réguliers des livraisons, les leaders de projet peuvent significativement réduire les risques, maîtriser les coûts et optimiser les délais.
De plus, le développement de relations solides avec les fournisseurs et l'intégration de technologies avancées sont des leviers puissants pour accroître l'efficacité et la réactivité des approvisionnements.
En adoptant des pratiques éthiques et en se tenant informé des dernières innovations, les leaders de projet renforcent la réputation de leurs organisations et assurent également une adaptation agile aux défis et opportunités futurs.

Pour aller plus loin :

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