Tâches, calendrier, classement et Copilot : faites d'Outlook votre outil de productivité au quotidien.
Boîte de réception qui déborde, alertes constantes, courriels perdus... Pour de nombreux professionnels, Microsoft Outlook est devenu une source quotidienne de stress et d'interruptions plutôt qu'un outil d'efficacité.
Pourtant, lorsqu'il est bien paramétré et utilisé avec la bonne méthode, Outlook est un assistant d'organisation redoutable.
Cette formation vous montrera comment transformer votre gestion documentaire et temporelle. Vous apprendrez à traiter l'information rapidement, à automatiser le classement de vos courriels et à centraliser vos tâches pour enfin quitter le bureau l'esprit tranquille.
Est-ce pour vous ?
Cette formation s'adresse à tout utilisateur de Microsoft Outlook (employés, gestionnaires, adjoints) qui se sent submergé par le volume de courriels et qui souhaite optimiser son organisation personnelle.
Préalables
Connaissance de base d’Outlook. Cette formation n’est pas adaptée aux utilisateurs d’ordinateurs Mac.
Ce que vous saurez faire
- ✓ Réduire le temps consacré à la gestion des courriels grâce à des méthodes éprouvées
- ✓ Faire de la fonction Tâches un outil de pilotage pour vos livrables et vos projets
- ✓ Planifier et protéger vos plages de travail grâce à un calendrier utilisé avec méthode
- ✓ Retrouver rapidement toute information dans une boîte de réception ordonnée et sans encombrement
- ✓ Intégrer Copilot à votre flux de travail pour automatiser les actions répétitives et gagner en efficacité
Contenu de la formation
Cette formation Outlook vous aide à structurer votre environnement de travail afin de mieux gérer vos courriels, vos tâches et votre calendrier. Vous verrez comment transformer les informations reçues en actions pratiques, à organiser efficacement votre boîte de réception et à planifier votre temps avec plus de précision. Grâce aux fonctions et aux bonnes pratiques présentées, vous pourrez réduire les manipulations inutiles, retrouver rapidement l’information recherchée et mieux vous concentrer sur vos priorités.
1 Optimiser rapidement son utilisation d’Outlook : les gains immédiats
Au cours de cette étape, les participant·es découvriront des stratégies simples et immédiatement applicables pour optimiser leur utilisation d’Outlook et mieux organiser leur emploi du temps.
- Personnaliser l’interface Outlook
- Naviguer efficacement dans Outlook
- Personnaliser la barre d’accès rapide
- Créer rapidement différents formulaires à partir de la boîte de réception
- Utiliser les QuickParts pour standardiser et accélérer la rédaction des courriels
- Connaître et personnaliser les actions rapides
2 Maîtriser la fonction et le dossier « Tâches »
La fonction « Tâches » d’Outlook permet de transformer les demandes, les suivis et les courriels importants en actions concrètes. Dans cette section, les participant·es seront ammené·es à structurer leur travail, à définir les prochaines étapes et à suivre l’avancement de tâches ou liées à plusieurs projets. Ils découvriront également comment utiliser les tâches pour éviter qu’une demande reçue par courriel ne soit oubliée ou laissée sans suivi.
- Configurer Outlook pour mieux gérer ses tâches
- Créer différents affichages de tâches selon ses besoins
- Créer des tâches claires, prioritaires et réalisables
- Utiliser les différents types d’insertion pour découper et documenter les tâches (ex. tableaux, courriels, liens, documents, etc.)
- Créer des modèles de tâches
- Utiliser la fonction QuickPart pour la création de tâches
- Utiliser les catégories pour regrouper et prioriser les tâches
- Suivre les tâches liées à plusieurs projets ou aux projets de longue durée
- Découper une tâche ou un projet en différentes étapes
- Transformer un courriel en tâche à réaliser
- Assurer le suivi des demandes reçues par courriel
- Gérer les tâches répétitives
- Assigner des tâches à d’autres personnes
3 Classer efficacement ses courriels dans Outlook
Un bon classement des courriels facilite la recherche d’informations, réduit les manipulations inutiles et limite l’encombrement de la boîte de réception. Une bonne organisation permet également de rester concentré sur les tâches prioritaires et de mieux gérer son temps.
- Adopter les bonnes pratiques de gestion et de classement des courriels
- Créer une structure de dossiers de classement performante
- Comprendre et utiliser le bouton « Archiver »
- Rechercher des courriels dans Outlook
- Catégoriser les courriels pour mieux les organiser
- Utiliser les favoris pour accéder rapidement aux dossiers importants
- Créer et gérer des règles de messagerie
- Enregistrer des courriels au format fichier : quand et pourquoi le faire
4 Utiliser efficacement le calendrier Outlook
Dans cette partie, Vous aborderez les différentes options du calendrier Outlook ainsi que les meilleures pratiques pour l’utiliser efficacement et mieux gérer leur temps.
- Appliquer les règles d’une bonne utilisation du calendrier Outlook
- Découvrir les différentes options du calendrier
- Créer des réunions et vérifier les disponibilités des participants
- Comprendre l’importance de planifier des rendez-vous avec soi-même
- Utiliser les catégories dans le calendrier
- Partager son calendrier et gérer les autorisations d’accès
Bon à savoir
Les cours, se donnant avec Outlook 2024, présentent les fonctionnalités également disponibles dans Outlook 2016, 2019 et 2021.
📌 Informations pratiques
Nos formations sont offertes à Montréal ou Québec, en présentiel ou en classe virtuelle. Les dates et lieux sont précisés lors de votre choix de session ci-dessous. Si vous avez des questions, consultez notre FAQ.
