Planifiez, suivez et optimisez vos projets avec Microsoft Project
Échéanciers qui dérapent, ressources en surcharge, rapports d'avancement peu fiables : ces situations sont familières à quiconque gère un projet sans exploiter pleinement Microsoft Project. Le logiciel regorge de fonctionnalités puissantes, mais sa complexité apparente décourage souvent les gestionnaires et coordonnateur·rices, qui finissent par contourner l'outil ou l'utiliser à moitié. Avec à la clé des plans de projet fragiles et des suivis imprécis.
Cette formation propose une approche pour comprendre la logique interne de MS Project, de la création du plan initial jusqu'au suivi réel de l'avancement. Elle vise à donner les repères nécessaires pour planifier des tâches, gérer des ressources et produire des rapports clairs, en évitant les pièges les plus courants de la planification de projet.
Est-ce pour vous ?
Cette formation s'adresse aux gestionnaires de projets, aux coordonnateurs, aux planificateurs, aux membres de bureaux de projets (PMO) et à toute personne appelée à utiliser MS Project pour planifier et contrôler des projets.
Préalables
Avoir une connaissance de base de l'environnement Windows.
Posséder une compréhension de base des concepts fondamentaux de la gestion de projet (tâches, dépendances, chemin critique, ressources).
Ce que vous saurez faire
- ✓ Profiter des raccourcis et de la bonne séquence de saisie pour ne pas avoir à reconstruire votre échéancier à chaque ajustement.
- ✓ Obtenir des dates de fin de projet et des budgets réalistes, basés sur une logique de calcul solide (vs des estimations approximatives).
- ✓ Repérer les dérives de coûts ou d'échéanciers grâce à la comparaison avec la planification de référence.
- ✓ Répartir au mieux les ressources grâce à une vision claire de la charge de travail.
- ✓ Communiquer clairement auprès de votre direction ou de vos clients avec des diagrammes de Gantt clairs et des rapports générés automatiquement.
Contenu de la formation
Cette formation à l’outil Microsoft Project vous permettra de maîtriser les fondamentaux de cet outil si puissant et répandu. Les points abordés lors de la formation sont :
1 Découvrir Microsoft Project
Présentation générale du logiciel, un préalable pour comprendre la logique qui sous-tend les prévisions et le contrôle des écarts :
- prévisions et anticipation des problèmes
- création et suivi d'une planification de projet
- particularités de l'interface
- affichages et modes de travail
2 Configurer l'environnement de travail
Avant de bâtir un échéancier fiable, MS Project doit être paramétré selon les besoins réels du projet. Cette étape préliminaire évite bien des reprises en cours de route :
- personnalisation du calendrier de projet
- création de calendriers particuliers
- définition des paramètres d'un nouveau projet
- enregistrement d'un projet
3 Structurer et planifier les listes de tâches
Les tâches constituent la pierre angulaire de tout projet. Une bonne maîtrise de cette étape permet d'aller plus vite et d'éviter de recommencer l'échéancier à zéro :
- création d'une liste de tâches à partir d'un diagramme de Gantt
- planification en mode manuel ou automatique
- mise à niveau des tâches
- personnalisation des paramètres des tâches (durée, jalons, etc.)
- identification des différents types de tâches
- établissement de liaisons entre tâches
4 Bâtir et paramétrer la liste des ressources
Toute tâche nécessite des ressources pour être réalisée. Une liste bien construite est la base d'une répartition juste du travail :
- création d'une liste de ressources et paramétrage
- personnalisation du calendrier des ressources
5 Affecter les ressources aux tâches
Une fois les ressources définies, il reste à les répartir de façon cohérente et à s'assurer que cette répartition tient la route dans le temps :
- affectation des ressources aux tâches
- contrôle des affectations
6 Prévenir et corriger la surutilisation des ressources
Les aléas d'un projet peuvent affecter la disponibilité des ressources, alors que le calendrier des livrables demeure inchangé. Repérer ces situations tôt permet d'ajuster le plan sans compromettre les échéances :
- reconnaissance et suivi des problèmes de surutilisation des ressources à l'intérieur du projet
- identification de la meilleure stratégie pour résoudre ces problèmes
7 Suivre l'avancement réel du projet
Les tâches sont définies, les ressources réparties, le travail en cours : reste à savoir où en est réellement le projet par rapport aux prévisions initiales :
- enregistrement du planning de référence
- suivi de la mise à jour de l'avancement des tâches
- comparaison des données réelles avec les prévisions
8 Mettre en page et imprimer des rapports
Une fois l'avancement suivi, encore faut-il pouvoir le présenter clairement. MS Project permet d'imprimer des rapports incluant des informations prédéfinies, un atout pour des communications professionnelles soignées :
- personnalisation des paramètres d'impression
- impression des affichages
9 Exploiter les rapports intégrés
Les rapports permettent de dresser un portrait clair des éléments clés d'un projet (avancement, dépenses, tâches à venir, occupation des ressources, etc.) et de les partager efficacement avec les parties prenantes :
- exploration de la liste des rapports existants
- modification d'un rapport existant
Bon à savoir
Les formations se donnent avec MS Project 2024.
📌 Informations pratiques
Nos formations sont offertes à Montréal ou Québec, en présentiel ou en classe virtuelle. Les dates et lieux sont précisés lors de votre choix de session ci-dessous. Si vous avez des questions, consultez notre FAQ.
