La vitesse et la rapidité sont devenues des indicateurs de performance, la charge de travail ne cesse d’augmenter et les outils technologiques se multiplient.
Le rôle de l’adjointe a lui aussi beaucoup évolué, intégrant plus que jamais, collaboration, communication, proactivité et une très grande polyvalence afin d’exécuter une multitude de tâches variées faisant appel à des savoir-faire différents.
Tout cela peut provoquer un haut niveau de stress au travail et contribuer à une mauvaise gestion du temps.
Cette formation vous permet d’ajouter plusieurs cordes à votre arc afin de devenir performante dans votre rôle de collaboration et de seconder avec succès les gestionnaires dans leurs activités. Vous saurez assurer une bonne gestion de votre temps, accroître votre efficacité, respecter vos échéanciers, tout en ayant des journées équilibrées et un haut niveau de bien-être au travail.
Cette formation vous permet d’ajouter plusieurs cordes à votre arc afin de devenir performant(e) dans votre rôle de collaboration et de seconder avec succès les gestionnaires dans leurs activités. Vous saurez assurer une bonne gestion de votre temps, accroître votre efficacité, respecter vos échéanciers, tout en ayant des journées équilibrées et un haut niveau de bien-être au travail.
Durée
2 jours
Horaire
Voir les dates de formations pour plus de détails
Tarif régulier
965 $
Tarif préférentiel
Un tarif préférentiel est accordé pour chacun des cours aux organismes publics, aux membres de certaines associations ainsi qu’aux entreprises ayant une entente avec Technologia (voir FAQ). Pour la liste complète des entités admissibles, consulter la section « Tarification » des FAQ. Notez également qu’aucun tarif préférentiel n’est accordé pour les formations en ligne. Les rabais accordés sur les formations ne peuvent être cumulables avec aucune autre promotion.
865 $
Objectifs de la formation
À la fin de cette formation, le participant connaitra une méthode de gestion alliant flexibilité et rigueur.Clientèle visée
Toute personne désireuse d’atteindre ses objectifs personnels ou d’améliorer son rendement et son bien-être au travail par une gestion optimale de ses activités.Préalables
AucunFormateurs
Architecture de la formation
JOUR 1
- Diagnostiquer sa méthode en gestion du temps
A la fin de cette étape le participant sera en mesure de diagnostiquer la méthode de gestion du temps et d’organisation qu’il a développée au fil du temps. Il pourra aussi faire le point sur son rôle et les compétences clés qui y sont liées.
- Identification de ses objectifs d’apprentissage
- Première réflexion et exercice à propos des priorités
- Identifier le rôle, les fonctions et des compétences clés de l’adjoint(e) d’aujourd’hui
- Auto-évaluation de ses compétences clés
- Test psychométrique de personnalité pour bien connaitre et comprendre son profil
- Exercice d’évaluation de sa charge de travail;
- Les huit lois et principes de la gestion du temps
- Savoir planifier efficacement, organiser ses acticités et mieux prioriser
La planification est la pierre angulaire de la gestion du temps. Notre approche l’optimise tout en réduisant le temps qui doit lui être consacrée. Elle allie rigueur et flexibilité. De meilleurs suivis, un meilleur contrôle, une priorisation plus efficace, une vision plus claire de l’ensemble de sa charge de travail et la réduction du stress, n’en sont que quelques-uns des bénéfices. Les participants verront aussi comment arrimer leurs outils informatiques aux bonnes pratiques de gestion du temps.
- Importance de centraliser l’information en un seul outil et comment y parvenir
- Paramétrage de son logiciel de gestion du temps pour le rendre performant
- Comment améliorer l’exécution de ses tâches
- Comment gérer les tâches longues et/ou les projet
- Comment bien utiliser Planner
- Utiliser efficacement la fonction affectation des tâches
- La gestion des agendas partagés
- Les essentiels pour l’organisation d’événements
- Tenir compte de son temps maîtrisable
- Comment gérer les tâches multiples tout en gardant le cap
- Planifier et équilibrer sa charge de travail en étant à la fois flexible et rigoureux
- Savoir prioriser
La priorisation est certainement l’âme de la gestion du temps. C’est elle qui donne un réel sens à nos actions. Dans ce module nous verrons quels critères devraient orienter notre réflexion dans l’identification de nos priorités.
- Comment établir vos priorités :
- Quels critères déterminent qu’une activité est prioritaire ?
- Connaître et bien interpréter la matrice d’Eisenhower;
- Comment mieux communiquer pour mieux prioriser;
- Comment établir vos priorités;
- Planification en fonction de son rôle;
- Time Boxing
- Comment respecter sa planification
S’il est vrai que la planification est l’assise de la gestion du temps, encore faut-il la respecter. Cette aptitude repose sur une série de règles d’or qui en sont la clé. Nous débutons ce module par un test d’auto-évaluation qui permet aux participant de se positionner par rapport à certaines de leurs méthodes et attitudes. Ils pourront ainsi adopter certains gestes clés qui pourront faire toute la différence.
- Auto-évaluation en lien avec 20 gestes clés;
- Identifier les grugeurs de temps pour soi et l’équipe;
- Les règles d’or pour respecter sa planification :
. Techniques efficaces pour la gestion des courriels et les télécommunications;
. Techniques pour gérer les imprévus et garder le cap;
. Techniques pour ne jamais rien oublier;
. Comment négocier son emploi du temps et les échéances;
. Comment assurer de bons suivis;
. Regroupement des tâches;
. Appliquer la loi de Carlson pour de meilleures séquences de travail;
. Comment contrôler les interruptions internes;
. Communications efficaces;
JOUR 2
- Maitriser Word pour gagner du temps et optimiser sa gestion documentaire électronique.
L'efficacité dans la rédaction de documents revêt une grande importance pour une adjointe en raison de son rôle central dans la communication et la coordination au sein d'une organisation. Il en va de même pour la gestion documentaire, car celle-ci contribue à optimiser l'efficacité et la productivité au sein d'une organisation.
- Créer des modèles permettant d’uniformiser les méthodes de travail;
- Créer des documents modèles pour gagner du temps;
- Bien utiliser les documents modèles;
- Comment travailler à plusieurs dans un même document;
- Bien classer les documents;
- Quelles sont les règles d’une bonne organisation numérique
- Les meilleures pratiques pour la rédaction des courriels;
- Utiliser les QuickPart pour gagner du temps et uniformiser les communications;
- Comment bien organiser et classer les courriels
- Développer ses capacités de communication
La communication joue un rôle fondamental pour une adjointe en raison de sa position de soutien et de coordination au sein d'une organisation.
La communication habilite une adjointe à jouer un rôle central dans la gestion, la coordination et la collaboration au sein de l'entreprise. Une communication efficace améliore l'efficience, renforce les relations et contribue à la réalisation des objectifs organisationnels.
- Bien connaitre ses forces et ses faiblesses en communication pour développer des pratiques adaptées à votre personnalité et à celle de vos collaborateurs
. Analyse des résultats de votre Test de psychométrie
- Communiquer efficacement
- Utiliser les bons outils de communication
- Créer et gérer des fiches de suivis pour regrouper les communications
- Les meilleures pratiques de la gestion des courriels
- Établir un protocole pour éliminer les mauvaises pratiques de communications
- Bien communiquer en mode négociation
- Prévoir des rencontres pour synchroniser vos activités
Détails pédagogiques
Méthode pédagogique
-Exposés interactifs -Illustrations à l'aide d'exemples concrets -Démonstration des méthodes proposées -Exercices pratiques -Test d'auto-évaluation -Plan d'action complété pendant la formation
Type de cours
Développement de compétences
Développement d'habiletés et intégration de connaissances
Aide à la décision
Connaissances de base
Formation privée en entreprise
Vous êtes plusieurs à vouloir suivre une formation en particulier dans votre entreprise? Si vous êtes plus de 8 personnes, nous pouvons nous déplacer à vos bureaux pour vous donner votre formation en privé. Contactez-nous pour plus de détails ou demandez-nous une soumission en ligne.
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