Lors de mes formations, je répète souvent que la gestion du temps est une grande illusion, car il est impossible de “gérer” le temps. Vous ne pouvez pas choisir que votre journée ne soit que de 20 heures afin de bénéficier d’une journée de 28 heures demain… comme vous ne pouvez pas accélérer le temps ou revenir dans le passé. Ceci étant dit, nous pouvons “organiser” notre temps en utilisant quelques outils concrets et certaines stratégies simples et dont l’efficacité est démontrée quant à la définition de nos priorités.
Quel est votre plan?
Quelle est votre méthode d’organisation favorite du travail? Utiliser un agenda? Fonctionner avec une liste de tâches (la fameuse “to do”) ou encore ne rien utiliser du tout? La dernière option peut avoir des répercussions embêtantes sur vous: stress, sentiment constant d’être pressé, impression d’être “agressé” par nos collègues qui semblent sans cesse allonger votre liste de tâches, etc. Pourquoi ne pas essayer la “gestion planifiée” de votre horaire?
J’entends souvent parler du plan de match de certaines personnes qui sont en mesure d’établir les prochaines actions à réaliser au cours de la journée, de la semaine, de la prochaine année ou des cinq années à venir. C’est très bien d’être en mesure, de façon générale, de déterminer un plan pour sa carrière ou sa vie personnelle. Je suis d’avis que si vous n’avez pas de plan, vous finirez tôt ou tard par tomber dans le plan de quelqu’un d’autre. Même un plan imprécis est mieux que de n’avoir aucun plan et, sachez-le, il est normal de se sentir parfois à côté du plan initialement prévu.
La gestion planifiée de l’agenda
Par quoi commencer? Déterminez les 4 ou 5 grands éléments qui constitueront vos priorités dans votre horaire de la semaine et planifiez ces moments dès maintenant. Par exemple, une soirée avec votre conjoint(e) doit impérativement se retrouver à l’horaire? Placez-la à l’agenda dès maintenant, car cette soirée fait partie des moments que vous pouvez prévoir. Chaque jour, de 13h à 14h, vous répondez à vos courriels? Faites la même chose et “bloquez” votre horaire dès maintenant. Vous êtes en mesure aujourd’hui de prévoir les dates de votre prochain voyage en famille? Pourquoi ne pas placer celles-ci à l’horaire tout de suite? Vous établirez ainsi les bases de ce que vous considérez comme VOS priorités et VOTRE plan pour la semaine, le mois et les années à venir. Par la suite, tous les éléments qui viendront remplir votre horaire comme le sable dans un bocal n’auront pas pour effet de venir chambouler votre plan de match, car vos grandes priorités seront toujours intactes à l’horaire. Il devient intéressant de constater que l’on peut tout planifier à l’avance, mais avec un degré de précision différent.
Vos courriels: Le grugeur de temps suprême
Vous ne devriez pas prendre le temps de lire vos courriels en arrivant au bureau, le matin. Vous aviez un horaire prévu, vous avez pris soin de sélectionner vos priorités, mais vos courriels vous apporteront toujours des “urgences” imprévues qui viendront bouleverser votre journée. L’idéal est d’être en mesure de lire ses courriels à deux reprises pendant la journée, mais sans plus. Autrement, vous serez constamment sollicités sur d’autres projets et aurez beaucoup de difficulté à conserver votre horaire planifié.
Ces grugeurs de temps se retrouvent un peu partout et il faut savoir les identifier afin de les éviter… autant que possible. Les courriels où vous êtes inutilement en copie conforme, les réunions sans ordre du jour et chaque interruption d’un collègue qui entre dans votre bureau pour vous demander “si vous avez deux minutes à lui consacrer” risquent de vous faire oublier toute l’énergie investie dans la planification de votre journée.
Conclusion
Comme le mentionne le chercheur Stephen Covey, pourquoi ne pas donner la priorité à vos priorités? Cette philosophie en matière d’organisation des tâches peut vous être d’une grande utilité, il suffit de commencer par réfléchir à ce qui est pour vous une priorité dans votre horaire. Par la suite, le reste de vos engagements trouvera sa place plus facilement. Alors, êtes-vous en contrôle de votre plan?
Pour aller plus loin :
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