Déléguer, au bénéfice de tous

Comprendre le cadre de travail

La mise en pratique d'une délégation dépend de la nature et de l’organisation de l’entreprise et, bien sûr, des personnalités impliquées. Cela peut exiger des gestionnaires de la patience, de la compréhension et le droit à l’erreur pour surmonter les obstacles :

• Comprendre les individualités et leur ensemble unique de compétences et de motivations. Les identifier permettra une délégation éclairée.
• Favoriser la communication que les employés se sentent à l’aise de poser des questions pour cerner ce que l’on attend d’eux. Et donc que le gestionnaire soit disponible.
• Accorder la confiance à l’équipe pour renforcer sa motivation et ses compétences à accomplir les tâches déléguées.

Déléguer ne signifie pas renoncer à son autorité ou à ses responsabilités en tant que gestionnaire.

Au contraire, la délégation stratégique permet de consolider le rôle du gestionnaire en libérant du temps pour se concentrer sur des aspects plus stratégiques, tout en développant la prise d'initiative et l'autonomie au sein de l’équipe. Il s’agit d’un investissement envers les membres de l’équipe, qui contribue à l’atteinte des objectifs organisationnels.

Identifier les tâches adaptées à son équipe

Inclure ses collaborateurs dans la prise de décision et respecter leur opinion contribue à une meilleure attribution des responsabilités :

• Évaluation des intérêts avec l’équipe pour identifier les projets qui les motivent le plus et qui, de fait, ont plus de chances d’être mieux accomplies.
• Démocratisation des choix : permettre aux membres de l’équipe de proposer des tâches pour lesquelles ils estiment être les plus aptes. Cela peut révéler des talents cachés et stimuler l’innovation.
• Équilibre des responsabilités afin que la charge de travail et les opportunités sont équitablement distribuées (et éviter un impact négatif sur le moral des troupes dans le cas contraire).

Ces éléments renforcent le sentiment d’appartenance et la satisfaction au travail, autant qu’ils contribuent à un environnement de travail où chaque individu peut s’épanouir et contribuer efficacement à la réussite collective.

Communication claire des attentes... et leur suivi

Charge au gestionnaire de s’assurer que ses équipes comprennent les attentes et les objectifs derrière chaque tâche déléguée. Après tout, in fine il faudra bien rendre des comptes à la direction.

Pour que la délégation soit un vecteur de performance, les missions individuelles doivent résonner avec les aspirations personnelles, concorder avec les objectifs de l'équipe, et s'aligner avec les ambitions stratégiques de l'entreprise. Voici des pistes pour y parvenir :

• Alignement stratégique : d’abord valider que la vision globale de l'organisation est claire ET partagée. Ensuite y relier les tâches déléguées pour renforcer leur pertinence et leur impact.
• Cohésion d'équipe : les missions doivent être conçues de manière à favoriser l'unité et la collaboration au sein de l'équipe. Une vision partagée et un objectif commun renforcent l'engagement et la synergie entre les collaborateurs.
• Développement personnel : les responsabilités assignées doivent aider chaque membre de l'équipe à atteindre ses objectifs professionnels, soulignant ainsi l'engagement de l'organisation envers la croissance individuelle. C’est un bon moyen de retenir les talents.

Intégrés dans l’approche de la délégation, ces éléments encouragent une dynamique où les succès individuels se transforment en réussites collectives.

Établir des échéances et des indicateurs de performance

La délégation sans suivi n'a que peu d'intérêt. L'ensemble des parties prenantes doit être conscient des délais et des cibles à atteindre pour mesurer les progrès accomplis. Les objectifs SMART s’inscrivent dans cette logique.

Encourager l'autonomie responsable

Il est nécessaire d’établir des protocoles de communication pour maintenir l'équilibre entre autonomie et supervision nécessaire.

• Consultation sur les décisions clés : le gestionnaire doit identifier les situations nécessitant une consultation préalable (pour valider leur alignement stratégique).
• Information sur l'avancement : des points de contrôle réguliers devraient être établis pour tenir informé le gestionnaire de l'état d'avancement, sans pour autant nécessiter son intervention directe.
• Indépendance dans les tâches routinières : déterminer les activités pour lesquelles le personnel peut opérer de manière indépendante, ce qui renforce la responsabilisation et l'efficacité.

La définition et la communication claires des attentes en matière de reddition de compte permettent à chacun de travailler avec confiance. Il s’agit en quelque sorte d’instaurer une obligation de résultats, plus que de moyens.

Donner de la rétroaction constructive

Le retour d'information est essentiel à tout processus d'apprentissage. Féliciter les réussites et suggérer des améliorations maintient l'engagement et la croissance.

Une critique constructive permet d'identifier clairement les faiblesses et d'élaborer un plan d'action ciblé pour surmonter les défis. Elle est acceptable si l’équipe sait qu’il y a aussi de la rétroaction positive à bon escient. Et si le gestionnaire est lui aussi capable d’en recevoir.

Fournir un soutien approprié

La formation continue, voire l’accompagnement personnalisé, ainsi que l'accès aux ressources nécessaires garantiront que les membres de l’équipe pourront mener à bien les tâches qui leur sont confiées. Pour être efficace, elle nécessite :

• Une adaptation aux besoins individuels pour maximiser le développement des compétences et leur application pratique.
• Un support technique et des ressources accessibles évite que la méconnaissance des outils ne devienne un obstacle à l'apprentissage.
• Un retour et des suivis continus pour assurer l'application continue des connaissances acquises.

Mettre l'accent sur ces points clés solidifie le lien entre l'investissement en formation et l'amélioration des performances.

Conclusion

Transformer les pratiques managériales pour bien déléguer ne s'opère pas instantanément, ni pour le gestionnaire, ni pour son équipe. La mise en place d'une structure efficace est souvent le résultat d'un processus d'essai et d'erreur, à base de patience et de persévérance. Heureusement, comprendre que ces ajustements et ces améliorations font partie intégrante du processus permet à chacun de rester dynamique et réceptif aux changements nécessaires. D’autant que ce processus permettra d’engendrer un environnement de travail où l'efficacité et l'épanouissement coexistent. Une belle réussite partagée.

Pour aller plus loin : 

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