Délégation, quelques principes de base

Les limites du carré de sable

Elles peuvent varier en fonction du poste, des responsabilités et des politiques de l'entreprise. Elles peuvent inclure des aspects tels que le budget alloué pour un projet, les délais à respecter, les ressources disponibles, les procédures à suivre, les décisions qui nécessitent une approbation hiérarchique, etc.

Il est important pour les gestionnaires et les employés de communiquer clairement sur ces limites et de s'assurer que chacun les comprenne bien. Cela permet d'éviter les malentendus, les conflits et les dépassements de compétences, tout en encourageant une culture de confiance, de collaboration et d'autonomie au sein de l'entreprise :

• Définir clairement ce qui est inclus et ce qui est exclu des responsabilités de chaque employé pour éviter les malentendus et les déceptions.
• Fixer des limites concernant les ressources disponibles, telles que le budget, le personnel, les équipements, etc.
• Énoncer les paramètres spécifiques, tels que les délais, les normes de qualité, les politiques de l'entreprise, les réglementations gouvernementales, etc.

Déléguer n’est pas donner carte blanche : au bout du compte, le gestionnaire reste imputable de son équipe, il est donc normal qu’il reste dans la boucle, même de loin.

Comment définir le carré de sable

Pour ce faire, un gestionnaire doit suivre plusieurs étapes importantes :

1. Analyser les responsabilités du poste :
   Notamment en passant en revue les descriptions de poste pour chaque membre de l'équipe afin de comprendre leurs responsabilités spécifiques.
   En identifiant les tâches principales et les activités clés nécessaires à la réalisation des objectifs du poste.
   Enfin en tenant compte des compétences et des forces de chaque employé pour déterminer comment ces responsabilités peuvent être mieux réparties.
2. Définir des objectifs individuels clairs (et alignés avec ceux de l’entreprise) et des attentes spécifiques pour chaque employé en fonction de ses responsabilités et de ses objectifs de performance. Pour cela il faut :

• Fixer des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporels (SMART) pour chaque employé.
• Impliquer les employés dans l'établissement des objectifs pour favoriser leur rétroaction et par ricochet leur engagement et leur responsabilisation.
• Établir des attentes claires concernant les performances attendues, la qualité du travail, les comportements professionnels, etc.

3. Clarifier les domaines de décision :
   Identifier les domaines dans lesquels les employés ont les compétences pour prendre des décisions de manière autonome et les domaines qui nécessitent un certain niveau d’approbation par le gestionnaire. Plusieurs cas de figure possibles :

• Autonomie complète
  Tu fais ton choix, je n’ai pas besoin d’être consulté (ex. dans ton équipe projet tu attribues les ressources comme bon te semble).
• Semi-autonomie
  Tu fais ton choix mais tu m’informes (ex. sur ton projet tu as changé de technologie/de prestataire pour telle ou telle raison).
• Validation requise
  Tu proposes une solution mais je valide (ex. tu montes le budget, mais on le regarde ensemble avant qu’il soit envoyé au client).
• Simple consultation
  Tu seras peut-être consulté, mais finalement c’est moi qui décide et tu devras vivre avec (ex. le gestionnaire élabore sa vision stratégique du département/de l’équipe pour le futur, selon les objectifs organisationnels de la direction, sans forcément impliquer tout le monde dans le processus).

4. Communiquer de manière transparente.

• Organiser des réunions individuelles régulières pour discuter des attentes et des objectifs.
• Fournir des documents écrits, tels que des manuels de politiques et de procédures, des plans de développement individuel, des fiches de poste mises à jour, etc.
• Encourager les employés à poser des questions et à clarifier ce qui ne l’est pas.

5. Fournir un soutien et des ressources

• Offrir de la formation pour aider les employés à développer les compétences nécessaires à l’atteinte de leurs objectifs.
• Mettre en place un programme de mentorat qui facilitera l’acquisition de certains savoirs ou la maîtrise d’outils.
• Encourager un environnement de travail collaboratif où les employés peuvent se soutenir mutuellement et partager leurs connaissances et leurs expériences, ou aller chercher conseil auprès de leur gestionnaire.

6. Assurer un suivi pour reconnaitre les succès et corriger les erreurs :

• Planifier des évaluations de performance, des rencontres 1 : 1, des rapports d'étape, etc.
• Être ouvert aux commentaires des employés : certains pourront en prendre plus, alors que d’autres préféreront réduire la voilure.
• Rester flexible et agile en fonction des besoins changeants de l'équipe et des objectifs de l'entreprise.

Les avantages du carré de sable

Pour l'entreprise

• Meilleure productivité
• Réduction des conflits
• Amélioration de la performance
• Développement de la confiance

Pour le gestionnaire

• Meilleure gestion du temps
• Facilitation du suivi
• Amélioration de la communication
• Développement des compétences

Pour l'employé

• Clarté des attentes
• Autonomie et responsabilisation
• Satisfaction au travail
• Développement professionnel

Pour conclure

En suivant ces étapes, un gestionnaire peut grandement favoriser l'autonomie et la responsabilisation, au sein d’un environnement de travail productif et harmonieux. Que demander de plus ?

Pour aller plus loin :