Interface utilisateur intuitive
Dès que vous accédez à office.com, la barre de recherche se présente de manière proéminente en haut de la page. Il suffit de taper un mot-clé ou une phrase pour lancer une recherche. La simplicité de cette interface garantit que même les utilisateurs novices peuvent commencer à chercher sans aucune formation préalable.
Recherche globale
L'un des plus grands avantages de la recherche sur office.com est sa capacité à couvrir toutes les applications intégrées à Microsoft 365, tant votre espace personnel OneDrive que dans vos espaces collaboratif SharePoint. Que vous cherchiez un fichier personnel ou un document partagé par votre équipe, cet outil vous offre une solution unique pour tous vos besoins de recherche. À partir d'un mot il est capable de lister tous les types de documents qui le contiennent ? (Ex. avec "gestion")
Filtres avancés et aperçu des fichiers
Avec une multitude de fichiers stockés en ligne, il est parfois nécessaire d'affiner les résultats. Les filtres avancés, tels que la date de modification, le type de fichier et l'auteur, permettent une recherche plus ciblée. De plus, l'aperçu des fichiers vous donne un avant-goût du contenu sans avoir à ouvrir chaque fichier, ce qui est un véritable gain de temps.
Recherche par type de fichier :
Recherche par date de dernière modification :
Recherche basée sur le contenu
Au-delà des noms de fichiers, la fonction de recherche peut également parcourir le contenu des documents. Imaginez chercher une citation précise d'un rapport ou un graphique spécifique dans une présentation. Avec cette fonction, c'est possible!
Intégration et mobilité
La recherche sur office.com n'est pas isolée. Elle est intégrée à d'autres applications Office, permettant aux utilisateurs de rechercher des fichiers directement depuis Word, Excel ou PowerPoint. De plus, grâce aux applications mobiles de OneDrive et SharePoint, la recherche peut être effectuée en déplacement, garantissant l'accès à vos fichiers où que vous soyez.
Dans Word par exemple :
Personnalisation de la recherche
La recherche Microsoft est conçue pour être personnelle. Cela signifie que deux personnes effectuant la même recherche peuvent obtenir des résultats différents en fonction de leurs autorisations et de leur historique. Seuls les contenus auxquels un utilisateur est autorisé à accéder s'affichent dans ses résultats de recherche.
Localisation de la barre de recherche
La zone de recherche Microsoft est omniprésente. Que vous soyez sur Office.com, Outlook, OneDrive, SharePoint ou même Bing, vous trouverez cette barre de recherche prête à vous aider. Elle est également présente sur les pages de démarrage de Word, Excel et PowerPoint.
Dans Outlook :
Dans OneDrive :
Dans Bing :
Suggestions intelligentes
Lorsque vous commencez à taper dans la barre de recherche, Microsoft vous propose des suggestions basées sur votre activité récente et le contenu populaire au sein de votre organisation. Ces suggestions évoluent à mesure que vous tapez, vous permettant d'accéder rapidement aux informations pertinentes.
Recherche par personne
Si vous savez qui a travaillé sur un document ou une information spécifique, vous pouvez simplement taper le nom de cette personne dans la barre de recherche. Cela filtrera les résultats pour afficher le contenu associé à cette personne, à condition que vous ayez les autorisations nécessaires pour y accéder.
Historique de recherche
Votre historique de recherche est privé et n'est partagé ni avec votre organisation ni avec Microsoft. Il vous permet de retrouver rapidement des éléments que vous avez précédemment recherchés. Vous pouvez également télécharger ou effacer votre historique de recherche à tout moment.
Sécurité avant tout
La sécurité est une préoccupation majeure pour Microsoft. Les résultats de recherche respectent scrupuleusement les paramètres de sécurité et de partage. Vous pouvez être assuré que vous ne verrez que les fichiers auxquels vous avez accès, préservant ainsi la confidentialité et l'intégrité des données.
Pour conclure
La fonction de recherche sur office.com est plus qu'un simple outil; c'est un compagnon indispensable pour tous celles et ceux qui utilisent les différentes applications de MS365 sans organisation réelle ou pour les services dont la gestion documentaire est aux abonnés absents. Avec sa facilité d'utilisation, ses fonctionnalités avancées et son engagement envers la sécurité, elle est prête à répondre à tous vos besoins de recherche, et même plus.
En effet, grâce à l'intelligence artificielle de Copilot, la plateforme peut même anticiper ce que vous cherchez, en se basant sur vos habitudes et les documents récemment consultés, et vous présenter les résultats les plus pertinents en un clin d'œil.
Pour aller plus loin :
Microsoft 365 : Collaborer et travailler avec les documents
Photo de Hans-Peter Gauster sur Unsplash
