Courriel et clavardage : optimiser ses communications

 « Une Clé fondamentale » : l’adaptation

Les courriels et le clavardage portent, inévitablement, à interprétation. C’est pour cette raison qu’il est fortement recommandé d’utiliser une clé fondamentale permettant de réduire cette perception potentielle négative chez votre destinataire : l’adaptation à l’écriture de l’autre.

Être caméléon vous aidera à vous démarquer de la masse et par-dessous tout, facilitera la compréhension du message par votre lecteur.

Explication : la plupart des émetteurs rédigent leurs communications selon leur propre style, sans se soucier de la façon dont leurs récepteurs écrivent. Pour certains d’entre vous, cette affirmation semble aller de soi, car vous adaptez déjà vos messages au destinataire de manière intuitive. Cela dit, l’idée est de le faire consciemment et surtout, constamment.

Quelques éléments à moduler dans vos communications

Il existe plusieurs éléments que vous pouvez moduler en fonction de votre destinataire : son côté formel ou informel, l’utilisation de paragraphes ou de puces, l’introduction et la conclusion, etc.

Par exemple, si le destinataire vous interpelle par votre prénom, vous pouvez vous permettre de faire de même avec le sien. S’il vous tutoie, le même principe s’applique. S’il utilise les émoticônes, vous pouvez recourir à ce moyen d’expression. Vous créerez ainsi un lien avec cette personne et vous atteindrez, la majeure partie du temps, le résultat souhaité. Cela dit, même lorsque le contact est déjà bien établi, il est déconseillé d’user abusivement les émoticônes dans vos communications professionnelles.

Dans le doute, il est préférable d’être plus formel qu’informel. Aussi, si vous souhaitez garder une certaine distance, par exemple lors d’une négociation ou d’un flirt non désiré, interpeller par le nom de famille, recourir au vouvoiement et éviter les émoticônes peuvent s’avérer des tactiques gagnantes !

Quelques exemples d’adaptation

Introduction

Si l’introduction du courriel de votre interlocuteur est : « Bonjour monsieur Tremblay, », nous vous suggérons de répondre de la même façon, soit « Bon après-midi madame Johnson, ». Cependant, si la personne entame la conversation par « Salut Justin, », les meilleures pratiques proposent de répondre par « Bonjour Patricia, ».

Conclusion

Quant à la formule de conclusion, elle doit être positive, ouverte et adaptée. Par exemple, si l’émetteur vous écrit « Bonne fin de semaine », vous pourriez répondre « Pour toutes questions, je vous invite à communiquer avec moi. Bon week-end à vous aussi, madame Laferrière ».

Nuances

Si vous écrivez un courriel à une personne pour la première fois, nous suggérons une approche formelle et le vouvoiement est de mise. Une fois que vous aurez reçu une première réponse de votre destinataire, vous serez en mesure de vous adapter à son style d’écriture.

Mises en garde

Par courriel

Lorsque vous faites face à une situation délicate, mais non urgente, il est recommandé de retarder l’envoi de la réponse de quelques minutes, quelques heures, ou même de le reporter au lendemain dans certains cas, car la nuit porte souvent conseil. Sauvegardez votre courriel dans votre dossier brouillon et relisez-le en portant une attention particulière au ton et au choix des mots utilisés avant de l’envoyer.

Par clavardage

Clavardage est un mot-valise formé à partir des mots clavier et bavardage. Par conséquent, il est extrêmement important de se relire systématiquement avant l’envoi de chacun des messages, car la conversation est interactive et en temps réel. 

En conclusion 

Les paroles s’envolent, les écrits restent et les courriels ainsi que les « chats » sont indestructibles !

Les courriels et les « chat » sont des moyens de communication formidables qui jouent des rôles clés dans les relations avec vos clients, vos collègues et vos partenaires d’affaires. En revanche, il faut savoir se méfier de leur accessibilité et de leur instantanéité. S’ils sont rédigés avec légèreté, nonchalance, ou sous le coup de l’émotion, ils peuvent facilement avoir l’effet d’une bombe et nuire gravement à vos relations.

Par conséquent, il vaut mieux connaître leurs aléas et soupeser le poids des mots avant de cliquer sur « Envoyer ». Afin d’optimiser vos communications par écrit, vous aurez tout avantage à suivre les meilleures pratiques reconnues dans le domaine. Non seulement elles vous permettront d’obtenir la réponse que vous souhaitez, mais elles vous assureront de laisser une impression positive chez votre destinataire.

Si vous désirez vous améliorer dans la rédaction de vos courriels et de vos « chats », je vous invite à vous inscrire à l’un de mes prochains ateliers interactifs publics.

À l’aide des 50 meilleures pratiques expliquées dans cette formation, vous serez appelés à rédiger et à bonifier des courriels et des échanges de clavardage que vous avez reçus dans le cadre de votre travail.

Voici certains sujets clés abordés :

• Comment annoncer une mauvaise nouvelle avec tact ;
• L’utilisation des mots positifs vs les mots négatifs ;
• La structure du message ;
• Comment effectuer des suivis efficaces ;
• Comment obtenir rapidement ce que vous voulez.

Au plaisir de vous guider afin d’optimiser vos communications écrites au quotidien,

Votre facilitateur,

Sébastien Leblanc

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