Comment (bien) utiliser le dossier d’affaires ?

Comment structurer un dossier d’affaires pertinent aligné sur les besoins

Plusieurs étapes sont nécessaires pour mener les choses à bien.

1 - Valider le besoin du projet auprès du client

C’est le rôle de l’analyste d’affaires : il doit partir de la fiche projet et questionner le client sur la nature réelle de son besoin et comment le projet y répondra efficacement. L’analyste devrait même préciser les inclusions et exclusions du périmètre, puis faire signer la fiche projet par le client afin de souligner son imputabilité dans le processus.

Cette étape est essentielle car les besoins sont souvent mal définis ou mal compris, compromettant la réussite du projet dès le départ.

2 - Identifier les options possibles

Une fois le besoin de projet correctement identifié, il est temps de réfléchir aux différentes pistes possibles pour y répondre, incluant celles proposées par le client. Mais là aussi, du recul est nécessaire pour les évaluer objectivement et privilégier celle qui permettra la meilleure livraison pour l’organisation.

La grille multicritères permet de mener cette analyse critique des pistes envisagées, grâce à des critères objectifs et pondérés (coûts, délais, risques...). L’analyse sera suivie d’une recommandation claire qui, si elle est acceptée, donnera le feu vert à l’élaboration de la charte de projet.

➡️Puisque le dossier d’affaires mesure la faisabilité et la rentabilité, il est donc une porte de sortie possible si l’un de ces deux aspects se révélait problématique.

3 - Qu’est-ce qui compose un bon dossier d’affaires

Pour être actionnable et aider à la prise de décision, un dossier d’affaires comprend :

Le contexte dans lequel il s’inscrit pour créer de la valeur.
La validation claire du besoin et de la solution envisagée.

La liste des alternatives possibles (avec leurs avantages et désavantages respectifs), accompagnées d’estimations à haut niveau du budget et du calendrier.
Une analyse préliminaire des risques.
L’analyse multicritères documentée et objective.
Les bénéfices attendus pour l'organisation.
Une recommandation fondée sur l'ensemble des données.

➡️Plus le dossier est étayé, plus il permet une décision éclairée (pour approuver ou abandonner le projet).

4 - Les erreurs fréquentes à éviter dans un dossier d’affaires

L’erreur la plus courante dans la réalisation d’un dossier d’affaires est de croire à tort que le besoin est clair : que tout est limpide dans la tête du client, que l’équipe de projet sait quoi faire… sans avoir validé de façon extensive.

➡️D’où l’importance de confirmer tous les volets du projet et d’en partager l’imputabilité avec le demandeur.

5 - Le dossier d’affaires : un élément stratégique

Bien monté, un dossier d’affaire remplit deux fonctions :

Convaincre les décideurs du bien-fondé du projet.
Outiller les acteurs clés (sponsor, bureau de projet) dans la sélection et la priorisation des initiatives.

Pour le Sponsor du projet, c'est un support clair qui l'aide à comprendre, anticiper et défendre le projet auprès des instances décisionnelles.

Pour le bureau de projets c'est un levier d'arbitrage parmi l’ensemble des projets qui lui sont soumis, pour décider duquel rejoindra le portefeuille en fonction de la valeur pour l'organisation.

Conclusion : un outil d'aide à la décision, pas une formalité

Le dossier d’affaires n’est pas qu’un exercice de style. Il permet de valider objectivement le besoin client et de convaincre, preuves à l’appui, que le projet mérite d’aller de l’avant… ou pas. Il structure la réflexion, éclaire les enjeux et guide la décision.

Pour aller plus loin :

Gestion de projet : les bases pour mener à bien un projet