Quelle est la clef d’une réunion réussie?

Se préparer pour mieux performer

Ayez à l’esprit que certains des participants à votre réunion auront besoin d’un temps d’analyse avant la réunion afin de prendre connaissance des sujets qui y seront abordés. Déterminer des balises avant la réunion permet d’offrir un cadre de travail à chaque participant et d’optimiser le rendement de celle-ci.

En premier lieu, n’invitez à cette réunion que les participants qui doivent absolument être présents. Les collègues qui ne sont pas essentiels à la rencontre perdront leur temps et vous perdrez en productivité. En cas de doute, rappelez aux invités qu’il leur est toujours possible de refuser l’invitation s’ils anticipent que leur présence n'est pas nécessaire.

Précisez quel est le but de cette rencontre ou quelle problématique vous souhaitez résoudre. S’il y en a plusieurs, précisez combien de temps sera alloué pour chacune d’elles. Une bonne planification est la garantie d’aborder tous les points sans en écourter aucun.

Réunir le tout dans un ordre du jour partagé aux invités leur permettra de se préparer ou de suggérer l’ajout de points importants pour leurs projets respectifs.

Finalement, dès le début de la réunion, n’hésitez pas à mentionner les objectifs qui doivent être atteints au moment de conclure la rencontre.   

Quel est la durée idéale d’une réunion?

Les études démontrent que notre cerveau a une capacité d’attention oscillant généralement entre 10 et 20 minutes. Il est donc préférable d’établir des réunions de 30 à 60 minutes, avec une pause après 30 minutes.

Avant la réunion, tel que mentionné ci-haut, déterminez le temps alloué pour la rencontre. Vous pouvez utiliser une minuterie afin de respecter le temps prévu pour chaque point à aborder. Vous pouvez aussi désigner un responsable de l’horaire qui vous informera du temps restant pour chacun des sujets.

Une discussion peut parfois prendre un virage que vous n’avez pas anticipé. C'est normal! Dans un tel cas, si les « nouveaux » sujets sont pertinents et méritent que l’on s’y attarde, n’hésitez pas à utiliser la méthode du « stationnement des idées » où l’on liste les sujets qui devront être traités en priorité au cours d’une prochaine réunion.

Finalement, il est tout à fait justifié de ramener la conversation au sujet initial, lorsque la situation l’impose. Les participants de la réunion sentiront néanmoins que vous avez pris en compte leurs idées et sauront que le sujet sera abordé dans les meilleurs délais, ultérieurement.

Plus on est de fous, plus on rit?

Le nombre de participants à une rencontre (notamment à distance) est un élément majeur du succès de celle-ci, puisque chacun de vos collègues n’aura pas nécessairement un temps de parole équivalent considérant l’horaire alloué. Il est démontré qu’une réunion efficace ne devrait pas contenir plus de 10 personnes.

N’oubliez pas que plus le monde est grand, plus les chances sont grandes que certains employés soient gênés de prendre la parole et d’émettre leur point de vue. Vous risquez donc de perdre un lot d’information précieux de la part de collègues qui sont tout simplement moins à l’aise de s’exprimer en public. Dans le cas présent, votre rôle d’animateur est de vous assurer que chacun des participants a pu offrir son point de vue.

Si vous êtes vraiment nombreux à assister à cette réunion, demandez à vos participants de vous faire parvenir des questions à l’avance, créez des sondages en ligne afin de connaître leur opinion sur certains sujets. En virtuel, incitez-les à écrire leurs commentaires dans la section « clavardage » de votre logiciel Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet.

Des outils technologiques pour vous aider lors des réunions à distance

• Le logiciel Beenote permet d’organiser le suivis des points d’une réunion à distance. Ce suivi est partageable avec vos collègues et ces derniers peuvent y contribuer. Beenote se connecte à votre calendrier Gmail ou Outlook et vous permet d’envoyer des rappels automatisés de réunion, de personnaliser l’ordre du jour et d’y ajouter certains documents. Un bon allié pour une rencontre bien préparée!
• Connaissez-vous Gather Town? Ce petit logiciel ludique permet à vos collègues de se balader à l’intérieur d’un bureau virtuel, un peu comme dans un jeu vidéo. Lorsque votre avatar se rapproche de celui de votre collègue, vous pourrez communiquer avec lui et le voir en temps réel si sa caméra est allumée. Vous souhaitez changer de discussion ou poser une question à votre gestionnaire? Pas de problème, déplacez votre avatar jusqu’à son bureau et le tour est joué! Sympathique, rigolo et fort pratique pour conserver un lien plus humain entre collègues.
• Online-Timer.net est une minuterie extrêmement simple à utiliser qui peut grandement aider la conduite efficace de vos réunions. Il est même possible d’y ajouter une alarme, à la fin de celle-ci, dont le son peut faire sourire vos collègues.
• Le logiciel Miro vous surprendra par son utilisation facile et ses « post-it » virtuels. Vous pouvez utiliser une variété de couleurs, de polices de caractère et de thèmes visuels. À la fin de votre réunion, les notes affichées sur votre « tableau » se traduiront dans un fichier PDF que vous pourrez conserver et partager à l’ensemble des participants. Efficace, visuel et même ludique!

Conclusion

S’il n’existe pas de « recette » qui garantisse la réussite de vos réunions, qu’elles soient en présence ou à distance, une bonne méthode et des outils choisis vous permettront de mobiliser vos collègues et d’être productif. N’oubliez pas que la planification d’une réunion restera toujours l’élément central de son succès, même si des facteurs peuvent en influencer le déroulement (temps alloué à chacun des points, nombre de participants, sujets impromptus, etc.). Sur ce, bon meeting!
 

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Photo de Dylan Gillis sur Unsplash