Un référentiel, cinq niveaux : la méthode REDPPP
Derrière l'acronyme REDPPP se cache une logique redoutablement simple : Règles, Directives, Politiques, Procédures et Processus. C'est un cadre structurant qui organise toute votre documentation interne en couches complémentaires, chacune répondant à une question précise.
Plutôt que de tout mélanger dans un dossier SharePoint baptisé « Docs importants (v2 final FINAL) », ce référentiel vous invite à distinguer clairement le pourquoi, le quoi et le comment de vos pratiques organisationnelles.
Voici comment chaque niveau fonctionne — et surtout, ce que vous pouvez en faire concrètement dès demain matin.
1. Les politiques : votre boussole stratégique
Les politiques définissent le cadre et les principes directeurs. Elles incarnent votre mission, vos valeurs et vos obligations légales. Elles changent rarement, et c'est justement leur force : elles offrent un point de repère stable pour toute l'organisation.
Action immédiate : Faites l'inventaire de vos politiques existantes. Vous devriez retrouver des incontournables comme le code de conduite, la politique de confidentialité, la politique RH, la santé et sécurité, la sécurité de l'information ou encore la gestion documentaire. Si certaines manquent ou datent de plusieurs années sans révision, vous venez d'identifier votre premier chantier.
Astuce structurante : Chaque politique devrait contenir cinq éléments :
- objectif et portée ;
- principes directeurs, rôles et responsabilités ;
- références légales ;
- date d'entrée en vigueur ;
- révision.
Ce gabarit simple garantit la cohérence d'un document à l'autre.
2. Les procédures : le mode d'emploi concret
Si la politique dit quoi faire et pourquoi, la procédure explique comment. Elle détaille chaque étape, identifie les acteurs impliqués, fixe les délais et précise les outils à utiliser. C'est le pont entre l'intention stratégique et la réalité du terrain.
Action immédiate : Identifiez vos trois processus les plus critiques (recrutement, gestion des accès informatiques, traitement des plaintes, par exemple). Pour chacun, vérifiez qu'une procédure écrite existe, qu'elle est à jour et qu'elle est accessible à ceux et celles qui en ont besoin. Pas caché au plus profond d’un Sharepoint obscur mais bien accessible.
Contenu type à reproduire : objectif, étapes détaillées, acteurs impliqués, délais et contrôles, documents ou outils associés.
3. Les directives : l'agilité au service du cadre
Les directives sont souvent le maillon oublié et pourtant, elles sont précieuses. Plus ciblées qu'une politique, parfois temporaires ou contextuelles, elles permettent d'encadrer des situations spécifiques sans réécrire tout le corpus documentaire.
Pensez à une directive sur l'utilisation de l'IA générative, une consigne de cybersécurité sur les mots de passe, ou des instructions de communication en cas de crise. Elles peuvent être intégrées à une politique ou diffusées sous forme de notes, guides ou mémos.
Action immédiate : Repérez les zones grises dans vos pratiques actuelles, ces sujets où « tout le monde sait qu'il faut faire comme ça » sans que ce soit écrit nulle part. Rédigez une directive courte et claire pour chacune. C'est souvent là que se nichent les risques de non-conformité.
4. Les processus et instructions de travail : la colonne vertébrale opérationnelle
Un processus décrit l'enchaînement logique des activités (gestion des talents, gestion budgétaire, gestion des incidents…), idéalement sous forme de schéma ou de diagramme. Les instructions de travail, elles, descendent au niveau le plus opérationnel : le pas-à-pas pour créer un compte utilisateur, la checklist de fin de processus, le guide d'utilisation d'un formulaire.
Action immédiate : Pour chaque procédure clé, demandez-vous : existe-t-il un diagramme de processus associé ? Et pour les tâches répétitives de vos équipes terrain : dispose-t-on d'instructions de travail claires ? Ces deux niveaux sont ceux qui réduisent le plus vite les erreurs et accélèrent l'intégration des nouveau·elles collaborateur·trices.
5. Le cycle de vie : la clé que tout le monde néglige
Avoir de bons documents ne suffit pas. Encore faut-il gérer leur cycle de vie : création, validation, diffusion, révision, archivage. Sans ce mécanisme, vos politiques deviennent obsolètes, vos procédures se multiplient en versions contradictoires, et la connaissance organisationnelle s'érode silencieusement.
Action immédiate : Mettez en place un registre des versions et des approbations. Pour chaque document, consignez : qui l'a rédigé, qui l'a approuvé, quand il entre en vigueur et quand il doit être révisé. Simple, mais transformateur.
Par où commencer demain matin ?
Vous n'avez pas besoin de tout bâtir d'un coup. Voici trois premiers gestes à fort impact :
- Cartographiez ce qui existe déjà : politiques, procédures, directives même informelles.
- Standardisez vos gabarits avec les contenus types présentés ci-dessus.
- Instaurez un cycle de révision annuel avec des responsables clairement identifiés.
La gouvernance documentaire n'est pas un exercice bureaucratique. C'est ce qui permet à une organisation de savoir ce qu'elle fait, pourquoi elle le fait, et comment elle le fait — de manière cohérente, conforme et efficace. Le référentiel REDPPP vous donne la structure. Il ne vous reste qu'à la mettre en mouvement.
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