Communications organisationnelles: passer de la réactivité à la proactivité

Ce que les chiffres révèlent

Technologia : deux chiffres pour planter le décor. D’abord, des entreprises avec une communication interne efficace livreraient un rendement aux actionnaires supérieur de 47 % à celles où elle est faible. Ensuite, 73 % des hauts dirigeants jugent que l’information circule bien… contre seulement 21 % des employés. On a encore de gros défis, non?

Caroline Pronovost : Absolument. Souvent, la structure de communication ne correspond pas aux besoins réels. En contexte de changements (croissance, ralentissement), l’information se perd, les silos se renforcent et le contenu transmis est incomplet ou inadéquat. S’ajoutent des outils mal adaptés, des prises de notes faibles, et des comportements en rencontre qui nuisent à la qualité des échanges.
Conséquence : beaucoup d’efforts, peu d’impact.

Deux piliers: humain et technique

Technologia : quelles sont les grandes composantes d’une communication organisationnelle solide?

Marc‑Antoine Coutu : D’une part le volet humain: nos habiletés et comportements ; d’autre part le volet technique : tout ce que l’organisation définit avant de parler (routines, formats, canaux, outils, contenu attendu).
Or, les principaux irritants sont souvent… techniques.
Un employé sur trois cite le manque de temps. Ça souligne l’absence de plages dédiées (tête‑à‑tête, rencontres d’équipe), donc un enjeu de structure. Un autre tiers évoque la mauvaise qualité ou le mauvais format de l’information : accès aux données, gabarit d’ordre du jour, clarté des indicateurs.

De l’informel au formel

Marc‑Antoine Coutu : Concrètement, on se dote d’une routine : rencontres en tête‑à‑tête gestionnaire‑employé, rencontres d’équipe à la bonne cadence (hebdo, mensuelle, trimestrielle), objectifs clairs, durée, participants, outils et contenu prédéfinis.
Et on transforme l’informel en formel : moins de « conversations de corridor », plus de points récurrents avec un ordre du jour connu d’avance.
Ça permet la préparation et de vrais suivis.

Caroline Pronovost : Et on adapte la structure au contexte : type d’organisation, volumes, « momentum » des activités, dépendances inter équipes. Sans oublier la cascade : du sommet jusqu’à la première ligne, comment l’information descend et remonte.

Pourquoi un tel écart dirigeants–employés?

Technologia : Et ce fameux écart 73 % vs 21 %?

Marc‑Antoine Coutu : La posture hiérarchique joue. Les dirigeants connaissent la stratégie et les priorités, la première ligne voit moins l’interdépartemental. Si la cascade est floue, les perceptions divergent.
D’où la nécessité d’une architecture de communication explicite.

La recette d’une rencontre utile

Technologia : Entrons dans la « recette » d’une bonne rencontre.

Caroline Pronovost : Elle se résume en quatre points.

1. Préparation.

Si les personnes clés ne sont pas prêtes, mieux vaut reporter. Données à jour, ordre du jour publié, mises à jour des actions faites avant. La préparation n’est pas que le rôle de l’animateur : c’est l’imputabilité de chacun.

2. Participation.

Invitez les bons joueurs. Prévoyez des tours de table, distribuez des rôles (animation, gardien du temps, prise de notes), sollicitez les avis. Si des personnes « écoutent en plante verte », c’est peut‑être que le format ou la composition de la rencontre est à revoir.

3. Gestion du temps.

Appliquez la « règle des 2 minutes » : si on ne parvient pas à décider ou converger, on replanifie un point ciblé avec les bonnes personnes. On protège l’objectif initial.

4. Courage managérial.

Nommer les écarts, demander/faire de la rétroaction, recadrer une discussion qui dévie. La qualité relationnelle et la bienveillance n’excluent pas la clarté.

Outils, durée et moment

Marc‑Antoine Coutu : Petit plus tactique : choisissez le bon moment.
Pour les rencontres à forte valeur, visez le milieu de l’avant‑midi, en début de semaine. Évitez le vendredi PM. Et outillez‑vous : un gabarit d’ordre du jour, un espace partagé pour les suivis, des tableaux de bord visibles.

Technologia : Comment gère-t-on les cellulaires et les clavardages dans Teams pendant les rencontres virtuelles ?

Caroline Pronovost: Il faut établir des règles collectives simples : mode silencieux, appareils hors table, ou dans boîte commune. Si un gestionnaire doit rester joignable, nommez une personne de relève pendant la rencontre. Et posez‑vous la question: si quelqu’un clavarde plus qu’il ne contribue, est‑il au bon endroit?

Marc‑Antoine Coutu : On obtient ce qu’on tolère.
Si on tolère les distractions, le retard, l’absence de préparation… on récolte des rencontres faibles. Nommer calmement le comportement change la norme.

Agir dès aujourd’hui

Technologia : Que proposer à celles et ceux qui veulent agir dès maintenant ?

Marc‑Antoine Coutu :

Étape 1: faire un état de la situation.

Sommes‑nous réactifs ou proactifs? Où sont les irritants (opérations, mobilisation, performance financière)? Sondez vos gens.

Étape 2: dessinez la structure cible.

Quels tête‑à‑tête, quelles rencontres collectives, à quelle cadence et pour quels objectifs (performance, coordination, projets) ?

Étape 3: définissez le contenu récurrent de chaque rencontre

Aligné avec les opérations et les priorités stratégiques.

Étape 4: équipez‑vous d’outils qui soutiennent l’ordre du jour

Prise de notes, assignation et suivi d’actions, indicateurs.

Caroline Pronovost : Et travaillez les habiletés individuelles.
Faites votre auto‑diagnostic : clarté et synthèse du message, préparation aux rencontres et à la rétroaction, lecture du non verbal, capacité d’adapter votre style.
Choisissez 1–2 compétences à renforcer sur 1 à 3 mois, puis itérez.

Pour conclure

Marc‑Antoine Coutu: La communication interne est un système à concevoir, pas une suite d’exceptions à gérer.

Caroline Pronovost: Plus vous serez proactifs et explicites, plus la performance suivra.

À retenir

• La majorité des irritants de communication sont techniques: structure, formats, canaux, accès aux données, pas seulement « savoir communiquer ».
• Transformez l’informel en formel: routine, ordre du jour, contenu attendu, suivis visibles.
• Quatre leviers en rencontre: préparation, participation, gestion du temps (règle des 2 minutes), courage managérial.
• Alignez cadences et contenus sur la réalité opérationnelle et les priorités stratégiques.
• On obtient ce qu’on tolère: fixez des règles simples et nommez les écarts.

Pour aller plus loin :

➡️ Communication organisationnelle: développer et implanter un modèle au sein de son équipe