Objectifs de la formation
À la fin de la formation le participant sera en mesure d'appliquer de bonnes pratiques de gestion documentaire.Clientèle visée
Toutes les personnes qui initieront, superviseront ou exécuteront une démarche d’amélioration.Préalables
AucunFormateurs
Gains pour les participants
- Les pratiques à adopter pour permettre aux utilisateurs de retrouver facilement un document
- Éviter le doublonnage inutile
- Réduire l’utilisation coûteuse d’espaces de stockage
- Consulter les bonnes versions des documents
- Utiliser les documents de manière sécuritaire
- Maîtriser le processus de gestion documentaire mis en place.
Architecture de la formation
Pour que tous les utilisateurs et collaborateurs parlent le même langage, nous passons en revue les termes importants à connaître en gestion documentaire.
- 1- Analyse
Assurer la transition de l’analyse (et du diagnostic) de la situation à l’approbation du nouveau système par la direction. Cette étape couvre toutes les activités de préparation et leur impact sur les parties prenantes, pour mieux anticiper leurs réticences et favoriser leur adhésion.
- 2- Conception
C’est lors de la mise en œuvre et de la conception qu’il faut choisir, définir et documenter les règles, les procédures et la structure choisie. Quelle est la politique de gestion des documents, quel est le schéma de classification, quelles sont les règles de conservation et d’élimination...
- 3- Implantation
Comment assurer la mise en place du nouveau système. Le transfert de l’information vers la nouvelle structure a lieu : les activités doivent être coordonnées et les utilisateurs doivent être non seulement informés des changements mais aussi formés (pour respecter la politique de gestion documentaire, pour savoir comment utiliser le nouveau système afin d’enregistrer, indexer et retrouver des documents). Quelle communication mettre en place pour communiquer la bonne information, au bon moment.
- 4- Maintenance
Maintenir le système choisi est essentiel après tout ce travail. Pour éviter les dérives ou la reprise des mauvaises habitudes, une bonne gestion documentaire implique de :
- Planifier les activités de contrôle
- Assurer les suivis
- Apporter les correctifs nécessaires
- Renforcer les bonnes pratiques en interne
Nous couvrirons les points et outils essentiels à connaître et utiliser pour être efficace à l’ère d’une gestion documentaire numérique.
- Sélectionner les outils adéquats
- Les maîtriser pour en profiter au quotidien
- Optimiser son poste de travail
Détails pédagogiques
Méthode pédagogique
Énoncés théoriques et interactifs, exercices à partir d’exemples de cas, exercices pratiques et plan d’action précis élaboré tout au long de la journée par chaque participant selon sa situation.
Formation privée en entreprise
Vous êtes plusieurs à vouloir suivre une formation en particulier dans votre entreprise? Si vous êtes plus de 8 personnes, nous pouvons nous déplacer à vos bureaux pour vous donner votre formation en privé. Contactez-nous pour plus de détails ou demandez-nous une soumission en ligne.
Demander une soumissionFormation privée en entreprise
Vous êtes plusieurs à vouloir suivre une formation en particulier dans votre entreprise? Si vous êtes plus de 8 personnes, nous pouvons nous déplacer à vos bureaux pour vous donner votre formation en privé. Contactez-nous pour plus de détails ou demandez-nous une soumission en ligne.
Demander une soumission