Pour une gestion efficace des documents numériques
Dans l'ère du tout-numérique, la multiplication des fichiers, des courriels et des plateformes infonuagiques peut rapidement transformer le capital informationnel d'une entreprise en un véritable chaos.
Chercher le bon document au bon moment entraîne une perte de temps considérable et des risques de conformité majeurs. Comment structurer l'information pour qu'elle soit accessible, sécurisée et pérenne ?
Cette formation vous guidera pas à pas dans la mise en place de pratiques rigoureuses et de systèmes de gestion électronique des documents (GED) adaptés à la réalité de votre organisation.
Est-ce pour vous ?
Toutes les personnes qui initieront, superviseront ou exécuteront une démarche d’amélioration.
Préalables
Aucun préalable technique n'est requis. Une connaissance de base de l'environnement Windows et de la suite Office (ou Microsoft 365) est toutefois recommandée pour bien saisir les concepts de répertoires.
Ce que vous saurez faire
- ✓ Gain de productivité : Réduisez drastiquement le temps passé par vos équipes à chercher des fichiers perdus ou mal nommés.
- ✓ Sécurité et conformité : Assurez-vous que les documents sensibles sont protégés et que les délais de conservation légaux sont respectés.
- ✓ Collaboration facilitée : Mettez fin à la multiplication des versions d'un même fichier grâce à des règles de nommage et de partage claires.
- ✓ Transition numérique réussie : Obtenez les bases nécessaires pour réussir le virage "zéro papier" de votre organisation.
Contenu de la formation
1 Introduction et objectifs
Un brin d’histoire pour comprendre l’importance que la Gestion documentaire électronique de nos jours et son évolution. Les documents sont au cœur de nos processus de travail et il est essentiel de se préoccuper du processus de gestion documentaire et de lui donner toute l’importance qui lui revient. Pour que tous les utilisateurs et collaborateurs parlent le même langage, nous passons en revue les termes importants à connaître en gestion documentaire.
2 Comment implanter un nouveau système de gestion documentaire en quatre phases
- Analyse
Assurer la transition de l’analyse (et du diagnostic) de la situation à l’approbation du nouveau système par la direction. Cette étape couvre toutes les activités de préparation et leur impact sur les parties prenantes, pour mieux anticiper leurs réticences et favoriser leur adhésion.
- Conception
C’est lors de la mise en œuvre et de la conception qu’il faut choisir, définir et documenter les règles, les procédures et la structure choisie. Quelle est la politique de gestion des documents, quel est le schéma de classification, quelles sont les règles de conservation et d’élimination...
- Implantation
Comment assurer la mise en place du nouveau système. Le transfert de l’information vers la nouvelle structure a lieu : les activités doivent être coordonnées et les utilisateurs doivent être non seulement informés des changements mais aussi formés (pour respecter la politique de gestion documentaire, pour savoir comment utiliser le nouveau système afin d’enregistrer, indexer et retrouver des documents). Quelle communication mettre en place pour communiquer la bonne information, au bon moment.
- Maintenance
Maintenir le système choisi est essentiel après tout ce travail. Pour éviter les dérives ou la reprise des mauvaises habitudes, une bonne gestion documentaire implique de :
- Planifier les activités de contrôle
- Assurer les suivis
- Apporter les correctifs nécessaires
- Renforcer les bonnes pratiques en interne
3 Comment s’assurer d’être efficace à l’ère du numérique.
Nous couvrirons les points et outils essentiels à connaître et utiliser pour être efficace à l’ère d’une gestion documentaire numérique.
- Sélectionner les outils adéquats
- Les maîtriser pour en profiter au quotidien
- Optimiser son poste de travail
Bon à savoir
Voir le webinaire Cohésion Optimiser la gestion documentaire [https://www.technologia.com/webinaires/optimiser-la-gestion-documentaire]
📌 Informations pratiques
Nos formations sont offertes à Montréal ou Québec, en présentiel ou en classe virtuelle. Les dates et lieux sont précisés lors de votre choix de session ci-dessous. Si vous avez des questions, consultez notre FAQ.
