Le défi de mobiliser les équipes… à distance

Quels défis pour les gestionnaires et les équipes distantes

• ils ont moins qu’avant la possibilité de développer des relations informelles avec leurs équipes dans le but de sentir le pouls de l’équipe, telles que des discussions de fin de réunion, des échanges de couloir ou autour de la machine à café, etc.;
• ils ne peuvent désormais plus être en contact de façon quotidienne avec leurs employés;
• ils doivent faire face à des échanges parfois plus « formels » puisque l’interface technologique laisse une certaine « barrière » entre deux collègues. Le risque de déshumaniser une relation est bien présent, dans ce contexte.

Comment surmonter les défis de la distance

Dans les faits, il est possible de surmonter le défi de la distance en investissant du temps et de la rigueur pour mieux comprendre leurs besoins et en leur offrant une plus grande autonomie. Mobiliser les équipes à distance est donc un processus qui peut être réalisé par étapes :

• il faut d’abord énoncer clairement le rôle de chacun et les attentes du gestionnaire afin que l’employé connaisse le cadre dans lequel évoluer;
• puis, on doit leur donner les moyens d’exécuter leurs tâches dans les meilleures conditions possibles (même en télétravail);
• et, finalement, il faut reconnaître l’importance du travail d’équipe.

Quelques bons réflexes à préserver, même à distance

Force est de constater que les mesures prises en télétravail, depuis les deux dernières années, sont là pour rester. Il semble tout à fait pertinent, dans ce contexte, que celles-ci soient revues afin d’être fiables et durables. Nous le savons, conjuguer avec la technologie est nécessaire en télétravail.

Toutefois, n’oubliez pas que ce qui peut sembler simple pour vous est peut-être beaucoup plus complexe pour l’un de vos collègues.

Il sera donc important de valider si vos collaborateurs ont tout ce qu’il faut pour effectuer leurs tâches, même à distance, et qu’ils connaissent bien vos attentes quant aux logiciels à utiliser pour communiquer. En ce sens, il est judicieux de rédiger et de transmettre une politique de communication avec laquelle les employés savent dans quel contexte un courriel, un message instantané (Slack, Microsoft Teams), une conférence vidéo ou un appel est à privilégier. Une récente étude Léger réalisée auprès de milliers d’employés québécois démontre également que vos collègues peuvent ressentir une crainte à vous questionner s’ils ont de la difficulté à utiliser certains logiciels, car cela peut être vu comme une faiblesse. C’est à vous d'être proactif  et de valider régulièrement si ces derniers se sentent en pleine capacité de leurs moyens.

Organiser des rencontres  de suivis réguliers, en présence ou en mode virtuel, est une excellente façon de rester en contact avec les membres de votre équipe et de s’assurer que les projets évoluent comme vous le souhaitez, au meilleur des capacités de chacun. C’est également une façon de rire, de se détendre et de veiller à conserver un esprit d’équipe des plus agréables. Ces rencontres peuvent finalement être l’occasion pour vous de mesurer le niveau d’accompagnement à distance dont chacun aura besoin dans la réalisation de ses mandats. Il est clair que des applications en ligne telles que Trello et Asana sont très utiles pour suivre des projets, mais rien ne vaut le contact humain à une fréquence régulière. À ne pas négliger!

Adapter son style de leadership ne sera pas évident pour tous! En effet, les gestionnaires ayant un style plus directif devront apprendre à faire confiance  (notamment en définissant des objectifs clairs) à leurs employés et les dirigeants plus délégatifs devront, eux, apprendre à faire plus de suivis  afin de veiller à l’avancement des projets et à ce que les employés demeurent dans la bonne direction. Le contexte évolue et le style de leadership du gestionnaire doit en faire tout autant.

Réévaluer et repartager les objectifs des membres de l’équipe deviennent des points importants où, en contexte de télétravail, les échanges informels permettant de transmettre certaines informations ou de valider en personne l’évolution d’un projet ne sont plus autant possibles. Il est donc primordial d’avoir, en amont, identifié les objectifs à réaliser et les diverses tâches de chacun des membres de l’équipe.  Une tâche prendra-t-elle plus de temps que prévu initialement? N’oubliez pas que, comme je le mentionnais ci-haut, certains membres de votre équipe n’auront pas le réflexe de communiquer avec leur gestionnaire dès les premiers signes  de retard. Il vous appartient de mettre en place un cadre de contrôle et de valider régulièrement avec vos collègues s’ils ont tout en mains pour réaliser ce qui leur est demandé.

Conclusion

Le télétravail est un nouveau langage ainsi que de nouvelles façons de faire qui demandent une adaptation. Le gestionnaire doit s’y adapter en gardant en tête que l’interface technologique, la distance et les échanges qui se font souvent par écrit peuvent créer une forme de biais cognitif dans lequel un malentendu peut survenir plus fréquemment qu’avant si les objectifs et les tâches à réaliser ne sont pas exprimés clairement. De plus, mettre en place un cadre de contrôle des tâches peut s’avérer utile s’il est additionné à une rencontre régulière visant à se détendre, rire et valoriser l’esprit d’équipe et les bons coups de chacun. Après tout, les modes de communication changent, les outils technologiques évoluent, mais nous restons tous humains!

Pour aller plus loin :

Voir toutes les formations en Leadership et pratiques de gestion

Voir le webinaire Comment mobiliser et engager les employés?

Photo de Jud Mackrill sur Unsplash