Choisir un LMS pour son organisation : pièges et astuces!

Acquérir une solution de gestion des apprentissages n’a jamais été simple, mais en 2016 les difficultés et les pièges qui tapissent ce parcours d’acquisition et d’implantation ont atteint un paroxysme, ce qui ne devrait pas aider à remonter les taux de satisfaction médiocres typiquement associés au déploiement de ces solutions (de 30 à 35 % d’insatisfaits ou de très insatisfaits, moins de 45 % de tout juste satisfaits, selon les analyses les plus reconnues²).

Les facteurs qui expliquent cette faible performance (tant des LMS en général que des processus d’acquisition, d’implantation et d’utilisation) sont nombreux :

• Il existe plus de 650 solutions de ce type,
• Parmi les solutions multilingues qui se qualifieraient sur le plan du français et pourraient être envisagées pour une implantation au Québec (ou performante sur le plan bilingue ou multilingue), environ 50 pourraient mériter une évaluation, ce qui est encore beaucoup!
• La gestion de la formation en salle est souvent le talon d’Achille de ces solutions, surtout dans un contexte de formation de plus en plus hybride. Il est révolu le temps où l’on pensait que la formation « évoluerait » pour être suivie essentiellement à son poste, en ligne, et isolé dans sa bulle! Les solutions de gestion des apprentissages doivent être réellement aptes à gérer tout ce que les parcours mixtes permettent comme flexibilité et comme efficacité dans la réponse aux besoins d’apprentissage. On veut donc un système qui gère parfaitement toutes les modalités et procure une performance sans compromis pour l’ensemble de l’offre de formation : en ligne, en salle, en classe virtuelle, etc.
• On ne le répétera jamais assez : une performance sans compromis est requise pour la gestion de la formation en salle si l’on a recours à cette modalité.
• À moins de ne chercher qu’une plateforme de lancement et de suivi de son offre de cours en ligne, il est essentiel de considérer comment la formation et le développement vont pouvoir être gérés dans leur ensemble à l’aide de cette solution à acquérir.
• L’apprentissage en ligne est désormais connecté, nourri par les échanges, bien souvent bref, décomposé en vidéos et en vignettes, mais intégré dans une stratégie où toutes les formules d’apprentissage (dont le coaching, les communautés de pratiques et les différents jalons d’appropriation) doivent être suivies à la trace. Dans ce contexte, les normes et standards qui ont émergé dans les années 90 ou qui ont été lancés à l’aube de l’an 2000 (AICC, puis SCORM) sont en train de laisser la place à de nouveaux standards (xAPI ou Tin Can API) bientôt incontournables.
• Curieusement, même si SCORM n’évoluera plus et qu’il peine à bien des égards, de nombreux fournisseurs de solutions LMS s’accrochent à des architectures et à des modèles trop fermés qu’ils devraient pourtant faire évoluer au plus vite. Ce sont surtout les organisations clientes qui sont en train d’adopter xAPI le plus rapidement parce qu’elles en ont désespérément besoin.
• Les coûts de licences et d’implantation sont à la baisse depuis des années, mais ils continuent de varier énormément. Ce qui peut apparaître comme des aubaines révèle parfois le meilleur, mais souvent le pire. En effet, certaines des solutions aux coûts d’acquisition plus élevés répondraient le mieux à des besoins bien justifiés, mais comme c’est l’aubaine qui aura été retenue, les déceptions et les écueils s’accumulent, avec souvent de graves conséquences.

Bref, la liste des facteurs susceptibles d’expliquer la faible performance des LMS pourrait s’allonger, et ce n’est pas simple!

Ce sombre portrait peut heureusement s’illuminer grâce à une stratégie d’acquisition agile et habile, pourvu que le porteur du projet ait bien fait ses devoirs :

• Bien se renseigner sur le marché, l’éventail de l’offre LMS, la satisfaction réelle des clients qui ont choisi telle ou telle autre solution;
• Comprendre les types de solutions offertes sur le marché :

• Réseauter ou parler avec d’autres qui sont passés par là et colliger les leçons apprises;
• Considérer la possibilité d’assembler sa propre solution de gestion des apprentissages et son propre écosystème d’apprentissage et de développement :

• Se doter d’une bonne analyse coûts-bénéfices (ce qu’on cherche à accomplir avec cette acquisition/implantation) et considérer le coût total d’acquisition, d’implantation et de soutien de chacune des solutions en compétition;
• Etc.

Une approche en ateliers de travail avec un expert est une voie rapide qui permet de couvrir l’ensemble du processus. Les organisations qui ont adopté cette voie, en plus de réaliser des économies importantes, échappent à des écueils regrettables.

¹ Brandon Hall, septembre 2015
² Elearning Guild 2013 et 2014, et la plupart des autres analyses comparables.