Objectifs de la formation
À la fin de cette formation, les participants seront en mesure d’optimiser Outlook et d’en faire un réel outil de pilotage.Clientèle visée
À toute personne désireuse d’utiliser Outlook à son plein potentiel.Préalables
Connaissance de base d’Outlook.Formateurs
Architecture de la formation
- Quelques « Quick Win » (gains rapides)
Lors de cette étape les participants aborderont des stratégies immédiatement efficaces pour optimiser leur emploi du temps.
- Personnalisation de l’interface;
- Naviguer efficacement;
- Personnaliser la barre d’accès rapide;
- Création rapide de différents formulaires à partir de la boite de réception ;
- Les QuickParts;
- Connaitre et personnaliser les actions rapides.
- Maitriser la fonction et le dossier “Tâches”
Maîtriser la fonction "Tâches" dans Outlook est crucial pour optimiser la productivité et l'organisation quotidienne ou à plus long terme. C’est aussi cette fonction, si elle est bien utilisée, qui permettra de gérer efficacement ses courriels et les livrables qui en découlent.
- Comment configurer Outlook pour mieux gérer la fonction tâche;
- Pourquoi et comment créer différents visuels de tâches selon les besoins;
- Comment créer des tâches selon les principes d’une bonne gestion du temps;
- Les différents types d’insertions;
- La création de modèles de tâches;
- Utiliser la fonction QuickPart;
- Utilisation des catégories pour appliquer les principes de regroupement des tâches;
- Gestion efficace des tâches découlant de projets multiples ou de tâches longues;
- Comment découper une tâche ou un projet pour en gérer les différentes étapes;
- Gérer certains courriels avec la fonction tâche;
- Optimiser le cycle de gestion des courriels;
- Les tâches répétitives;
- Assignation des tâches.
- Comment classer efficacement ses courriels
Classer efficacement ses courriels est essentiel. Ceci facilite la recherche et la gestion des informations importantes, évite les manipulations inutiles, réduit le stress lié à l'encombrement et permet de rester concentré sur les tâches prioritaires.
- Les bonnes pratiques en gestion et classement des courriels;
- Créer des dossiers de classement performants;
- Le bouton archiver, comment l’utiliser;
- La recherche;Catégoriser des courriels;
- Les favoris;
- Créer des règles de messageries;
- Comment et pourquoi enregistrer les courriels en tant que fichier.
- Le Calendrier
Ici les participants verront les différentes options du calendrier et les meilleurs principes pour bien l’utiliser.
- Les règles d’une bonne utilisation
- Les différentes options
- Créer des réunions et vérifier les disponibilités;
- L’importance de se faire des rendez-vous avec soi-même
- L’utilisation des catégories
- Le partage et la gestion des accès
Notes relatives à la formation
Les cours, se donnant avec Outlook 2021, présentent les fonctionnalités également disponibles dans Outlook 2007, 2010, 2013 et 2016 . La version du cours avec Outlook 2007 et 2010 sont disponibles sur demande seulement.
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