Vous n’êtes pas seul à avoir des enjeux de productivité
Le manque de productivité n’est pas un phénomène isolé, vous n’êtes pas le vilain petit canard, l’imposteur, seul membre de l’organisation plus ou moins débordé. Près du tiers des employés se disent victimes d’un enjeu d’organisation. Quand on se compare on se console.
Ce qui n’enlève rien à la problématique de fond : votre manque de productivité a un impact sur celui de l’organisation. Ce qui explique, au moins en partie, que le Canada soit dans les derniers pays de l’OCDE en la matière. Quand on se compare on se désole.
Sur le plan macro-économique, pour les organisations, une mauvaise productivité entraîne une baisse des salaires (moins de productivité = moins de commandes = moins de valorisation salariale), et à plus grande échelle, une baisse du niveau de l’emploi (moins de commandes = moins d’embauches voire plus de licenciements). Et pour cause, la productivité détermine (au moins en partie) l’efficacité de l’organisation, sa capacité à innover et donc ses chances de survie sur le marché.
Depuis 2022 le Québec tire plutôt bien son épingle du jeu, mais il y a encore du chemin à faire.
Ça se soigne et vous pouvez prendre des mesures pour améliorer votre productivité
L’objectif ici n’est pas de débattre de l’urgence de la transition numérique, ni de l’amélioration des processus organisationnels. Il s’agit plutôt d’identifier comment, à votre échelle, vous pouvez améliorer votre productivité, en travaillant plus intelligemment (et non plus fort), pour reprendre le contrôle, renforcer vos habiletés et, soyons fous, vous épanouir dans votre poste.
Prendre le taureau par les cornes
Rome ne s’est pas faite en un jour, vos nouvelles habitudes ne changeront pas non plus en un claquement de doigts. Au début la pente peut être raide, vous allez trébucher, cela fait aussi partie du processus.
Si la technologie est mise de l’avant à tout bout de champ pour vous simplifier la vie (nous reviendrons sur cet aspect), elle vous la complique aussi.
Courriels : désactivez les notifications (visuelles et sonores), maintenant tout de suite. Consultez votre boite de réception à intervalles réguliers (une fois par jour ou une fois par heure, selon la nature de votre poste) et tout ira bien.
Astuce : vous pouvez créer une règle pour être alerté malgré tout, en activant certains paramètres (expéditeur du courriel, mot dans l’objet, etc.).
Réunions : si vous voyez que vous ne serez pas mis à contribution, quittez-la poliment (si c’est possible : cela dépend de la culture d’entreprise et de l’organisateur. Si c’est votre boss c’est plus délicat, mais ça peut se discuter avec lui). Au besoin, consultez le compte-rendu et vous devriez y trouver qui doit faire quoi. Si vous êtes l’organisateur, assurez-vous d’avoir précisé un ordre du jour détaillé.
Calendrier : ce devrait être votre meilleur ami. C’est là que tout se planifie, les tâches à faire, le temps bloqué pour avancer sur les dossiers, ainsi que du temps libre pour les imprévus. Planifier est la première étape avant même de prioriser. Cela ne s’improvise pas et une bonne méthode qui prend en compte tous les aspects est un investissement pour la vie. Si elle est bien pensée, elle peut vous assurer de gérer aussi bien les tâches quotidiennes que les projets qui s’étalent sur l’année.
L’art du sprint et non du marathon. Il est plus facile d’organiser de courtes périodes de travail intenses, ponctuées de pauses, plutôt qu’une longue séance. Et faites des vraies pauses, sans travail (ni courriels!).
Votre cerveau a des limites, ne pas faire de pauses c’est hypothéquer son efficacité.
Une chose à la fois : on ne le répétera jamais assez, mais le multitâche n’existe pas, c’est un neuromythe. Ne pensez pas être différent, le multitâche c’est faire plusieurs tâches mal. Votre cerveau n’est pas capable de gérer des tâches complexes simultanées. Les gens du MIT l’ont démontré, ne cherchez pas à les contredire.
En personne : le bon vieux contact humain a encore son charme et son utilité. Plutôt qu’un courriel, un appel conférence ou une réunion, privilégiez une rencontre : cela favorise la cohésion, renforce les liens, fait gagner du temps et permet souvent de glaner des informations que vous auriez manquées autrement. Il convient bien sûr de le faire dans les règles : ne déboulez pas dans un bureau à l’improviste au risque de déranger votre interlocuteur (vous n’aimeriez qu’il le fasse avec vous).
La technologie n’a pas que du mauvais. Nombreux sont les outils disponibles qui peuvent vous aider à mieux travailler en vous faisant gagner du temps. Bien utilisés Outlook, Listes, Planner peuvent faire des merveilles. Sans parler des fonctionnalités/applications qui peuvent vous aider à accomplir des tâches à faible valeur ajoutée. Il ne faut pas non plus négliger le potentiel des listes d'écoute musicale qui peuvent être adaptées à votre degré de concentration ou au type de tâche à effectuer.
De la discipline, beaucoup de discipline
Il n’y a que vous qui puissiez changer durablement vos habitudes. Votre cerveau devra être mis à contribution, mais il va vous mettre des bâtons dans les roues car il n’aime pas spécialement le changement. Il va donc falloir vous obliger. Créer une nouvelle habitude prend du temps (il est plus facile de prendre l’habitude de manger du chocolat que de prendre une douche froide). Il ne s’agit donc pas tant de motivation, d’envie, que de discipline pure et dure.
Encore une fois, une bonne gestion (détaillée, consciencieuse et régulière) de votre calendrier peut devenir votre meilleur allié pour y parvenir et il peut aider à « leurrer » votre cerveau pour rendre les choses plus faciles.
Pour partir du bon pied, encore faut-il savoir où le bât blesse.
Miroir mon beau miroir
Notez vos faits et gestes sur une semaine. Ce qui vous occupe, ce qui vous distrait, avec honnêteté. C’est une (petite) charge de travail supplémentaire que vous vous imposez, mais qui est indispensable pour identifier ce qui impacte vraiment votre productivité et comment y répondre.
Ne pas le faire c’est prendre le risque de traiter un symptôme et non la cause.
L’enfer c’est les autres
Les collègues bruyants ou qui débarquent sans crier gare sont des sources massives de distraction. Ne faites pas comme eux et respectez un certain protocole quant à la vie de bureau. C’est vrai aussi pour la messagerie instantanée : n’écrivez pas « as-tu 2 min. pour moi? », mais plutôt « À quel moment es-tu disponible pour parler du sujet X dans le dossier Y ». Sous réserve que la personne soit disponible et que vous ne soyez pas en mesure de trouver la réponse par vous-même. Si vous savez pertinemment que ce ne sera pas court, organisez une rencontre, qui prendra place naturellement dans le calendrier des personnes concernées (grâce à l’Assistant de planification).
Planifier pour mieux prioriser
On le sait tous, il y a une grosse différence entre ce qui est urgent et ce qui est important. Pourtant nous avons trop souvent tendance à prioriser ce qui est urgent. C’est un biais cognitif bien connu.
La pratique et la di-sci-pline vous aideront à rester sur le droit chemin.
Relaxer sans culpabiliser
Faire une pause a du bon. Pour votre moral et pour la capacité de votre cerveau de renouveler les idées.
Quelle que soit la nature de votre travail, il est bon de faire un simili « reset » en décrochant à intervalles réguliers.
Plus largement, il est bon pour votre santé mentale de penser à autre chose que votre boulot.
En conclusion
La productivité est une des clés pour être plus efficace et donc plus à l’aise dans son poste. Si vous faites mieux votre travail, vous serez moins stressé, plus disponible et plus apprécié par vos pairs. Qui plus est si vous gagnez en productivité, il y a des chances que cela se répercute au sein de votre équipe (tout le monde voudra profiter de vos bonnes habitudes) et sur le reste de l’organisation.
Pour y parvenir, il vous reste à trouver le juste équilibre entre les outils et les fermes résolutions pour que votre journée ne soit pas subie au fil des demandes et des urgences, mais planifiée en fonction des objectifs que vous vous êtes fixés.
