Système de messagerie électronique d’entreprise – Première partie

Définitions et enjeux

Réservée essentiellement aux grosses entreprise il y a encore 10-15 ans, la messagerie électronique est aujourd’hui une pièce vitale de l’infrastructure de communication — voir plus importante que le téléphone — dans de nombreuses entreprises.

Définissons tout d’abord rapidement ce qui se cache sous le vocable « messagerie » en 2011 puis nous aborderons ensuite les enjeux relatifs à l’hébergement et à la disponibilité (et d’autant plus la non-disponibilité !) de ces services :

• Le courrier électronique, ou courriel, dont les caractéristiques sont sensiblement les mêmes aujourd’hui qu’à sa création au début des années 1970. Les interfaces utilisateurs sont bien certainement plus modernes et plus conviviales, mais les concepts restent les mêmes.
• L’agenda électronique permettant non seulement de gérer son calendrier, mais surtout en connaissance de celui de nos plus proches collaborateurs, éventuellement des ressources nécessaires aux réunions (typiquement les salles, projecteurs multimédias, etc.).
• Les listes de contacts, de tâches, de notes – personnelles ou partagées entre les membres d’une équipe.

De nouvelles fonctionnalités se sont intégrées ces dernières années, entre autres :

• Des indicateurs de téléprésence
• Des fonctions de communications (écrites) instantanées
• Des modules de partage de documents en ligne
• Des systèmes de communications vocales par réseaux IP (concurrent du système téléphonique traditionnel).
• Des modules de vidéo-conférence personnels

 
On constate donc à cette énumération que les systèmes de messagerie sont aujourd’hui des systèmes de communications complets et sophistiqués. Toutes les fonctionnalités ne sont pas généralement l’apanage d’un seul produit, mais plus généralement d’une suite de produits interopérables qui peuvent provenir d’un ou de plusieurs éditeurs, dont on peut citer bien sûr Microsoft, Google, Cisco, mais aussi Skype et de nombreux concepteurs moins connus.

Il est certain que tous les types d’entreprise, de par la nature de leurs activités, leurs clients, fournisseurs et partenaires d’affaires, ne requièrent pas la panoplie complète des outils de communication citée ci-dessus. Une petite industrie d’ampleur locale sera généralement moins demandeuse qu’une entreprise de service implantée dans plusieurs sites géographiques.

De même, les catégories d’employés de l’entreprise n’ont définitivement pas tous les mêmes besoins en outils de communication, le nombre d’interlocuteurs de certains employés pouvant se compter sur les doigts d’une main, et tous à portée de voix immédiate. Mais il est difficile de généraliser, les facteurs ayant une incidence sur l’implantation et l’intégration de ces outils pouvant être nombreux et divers.

Les plus importants sont souvent :

• La volonté de la Direction informatique (ou son représentant technique unique qu’est l’administrateur réseaux dans les plus petites entreprises de proposer de nouveaux outils ;
• La volonté de la Direction générale de mettre de l’avant dans leur processus d’affaires les nouvelles technologies (proposées le cas échéant par la Direction informatique) ;

En bref, le changement arrivant souvent avec le changement, l’adoption de ces nouvelles technologies de communications peut tout simplement coïncider avec la passation de direction des parents aux enfants dans une PME, ou encore à l’arrivée d’un nouvel employé dans le service des TI.

Étant devenue un système critique, la « messagerie électronique » (au sens large tel que défini plus haut) se doit d’être opérationnelle en continu, 7 jours semaines et souvent 24 heures par jour. Les administrateurs de réseaux en savent quelque chose. La moindre interruption imprévue de la messagerie va souvent générer des appels de services dans les minutes qui suivent la panne.

La messagerie est souvent un service externalisé confié au fournisseur Internet dans les plus petites entreprises (un simple serveur pop/SMTP), mais les organisations intermédiaires et de grosses tailles hébergent majoritairement à l’interne les infrastructures de courriels, celles-ci pouvant se limiter à un simple serveur pop/SMTP, ou encore des systèmes plus sophistiqués de messagerie tels Lotus Notes ou Microsoft Exchange.

La question de la nécessité d’un service fiable, voire très fiable (le classique 99,999 %) se pose donc au quotidien pour de nombreuses entreprises dans le cadre de leur système de messagerie. 

Pour la Direction (générale et technique), il est plus que pertinent en 2010 de pouvoir répondre aux questions suivantes :

 
• Quels sont les employés qui utilisent le système de messagerie ?
• À quelles fins et avec quels interlocuteurs – internes ou externes ?
• Quelles sont les dépendances des services – de la production – des ventes – des achats (dépendamment de la nature de l’organisation) vis-à-vis des services de messagerie électronique ?

Et enfin, dans une perspective de relève, qu’elles seraient pour l’infrastructure de messagerie :

• La perte de données maximale admissible (en minutes, heures, ou jours) ?
• La durée d’interruption maximale admissible du service (en minutes, heures, ou jours)

Nous aborderons dans la seconde partie de cet article les avantages et inconvénients des solutions hébergées à l’interne et des solutions imparties.

Ces notions sont d'ailleurs traitées dans le cours suivant :

Administration Exchange Server 2010 (MS520)

Système de messagerie électronique d’entreprise – Première partie

© Philippe Brevet, Tout droit réservé.

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