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Richard Tremblay possède plus d'une dizaine d'années d'expérience en informatique dont plus de huit consacrées à l’utilisation et à l'enseignement de MS Project, de la version 1998 à 2007, ainsi que de la suite MS Office depuis la version 1997. Il a d’ailleurs déjà formé plusieurs milliers de personnes et aidé des dizaines d’entreprises provenant de divers secteurs dans la création de différents gabarits et rapports pour l’utilisation adéquate et performante de l’outil MS Project.

Ms Project ? Partir du bon pied !

Peu d’utilisateurs sont vraiment efficaces avec Ms Project. Il y a parfois trop de tâtonnements, d’essais-erreurs et bien entendu, beaucoup de frustrations. Pourquoi ? Souvent parce que l’on ne comprend tout simplement pas les bases de son fonctionnement. Il faut partir du bon pied!

Qui n’a jamais été ennuyé par l’apparition systématique de fraction dans les unités des durées des tâches ?

Ou encore, d’activités refusant de suivre des dates replanifiées? De messages intempestifs alors que vous n’étiez qu’à effectuer une banale modification?

L’ajustement du calendrier de base

Même si vous prévoyez ne pas avoir besoin de suivre le temps travail des ressources effectuant les tâches de votre projet, il demeure fondamental que le calendrier de base de votre projet balance parfaitement avec les options de calendrier. Sur une installation vanille du logiciel Ms Project, le calendrier par défaut balance toujours avec les options du calendrier. Mais il est fortement recommandé d’ajuster les options en concordance avec la réalité de vos projets afin d’éviter différents problèmes. Pour ce faire, modifiez le temps de travail de votre projet ainsi que les options du calendrier!

Les dates de contrainte

Une majorité des messages d’alerte émis par le logiciel proviennent de la présence de dates de contrainte sur certaines tâches du projet. Bien entendu, l’une des forces principales de l’outil Ms Project est de pouvoir planifier automatiquement les dates de début et de fin des activités en fonction des prérequis aux tâches (liens) et/ou de l’effort des ressources les réalisant. Cette planification dite « automatique » est tout à fait souhaitable et permet ainsi d’analyser l’impact des modifications lorsque vous devez apporter des modifications sur certaines activités de votre projet. Cependant, vous aurez probablement besoin également d’indiquer au logiciel que certaines activités ont des dates de contraintes. Il y a huit types de contrainte possible :

Par défaut, il n’y a pas de contrainte de date (Dès Que Possible). Mais lorsque vient le temps d’en imposer une, vous devez choisir le type de contrainte souhaitée. Un conseil, choisissez toujours d’abord le type de contrainte avant d’indiquer ladite date. Ainsi, vous vous assurerez de toujours garder le contrôle du type de contrainte.

Les essentiels

De nos jours, nous sommes souvent appelés à utiliser rapidement plusieurs outils logiciels dans l’accomplissement de nos tâches quotidiennes : Ms Project pour la planification et le suivi de nos projets, Ms Word pour préparer un rapport d’apparence soigné, Ms Excel pour créer ou manipuler efficacement un tableau avec quelques formules et Ms PowerPoint afin de réaliser ou modifier des présentations existantes. Allons-nous un jour devenir experts de tous ces outils ? Probablement non. L’important est de connaitre l’essentiel de chaque outil, les petits trucs, les pièges et leurs fonctionnalités fondamentales afin d’être plus efficace.