24 août 2010

Article

Technologies de l'information

Ms Word : une bonne sélection et des touches magiques!

Peu d’utilisateurs sont vraiment efficaces lorsque vient le temps de créer ou d’apporter des modifications dans un document Microsoft Word. Il y a parfois beaucoup trop de tâtonnements, d’essais-erreurs et bien entendu de frustrations. Pourquoi ? Souvent parce que la technique de sélection du contenu à traiter n’est pas appropriée.

Qui n’a jamais été ennuyé par du soulignement de texte qui ne cesse de revenir ? Une ligne horizontale qui refuse de nous laisser passer en dessous ? Le problème se règle en une fraction de seconde avec une bonne technique de sélection et bien entendu, quelques touches magiques !

Les bonnes techniques de sélection

La technique de sélection à privilégier dépendra nécessairement des modifications ou ajouts que vous désirez apporter au texte. Si vous désirez sélectionner rapidement un mot, une phrase ou un paragraphe, voici les principales techniques de sélection à utiliser :

Pour sélectionner un mot

Double cliquez en plein milieu du mot à sélectionner.

Pour sélectionner une phrase

Maintenez la touche [Ctrl] enfoncée et, à l’aide de votre souris, cliquez sur un mot à l’intérieur de la phrase que vous désirez sélectionner.

Pour sélectionner un paragraphe

Cliquez rapidement trois fois sur n’importe quel mot du paragraphe que vous désirez sélectionner.

Les touches magiques

Rétablissement instantané de la mise en forme police

Vous désirez stopper immédiatement le soulignement du texte, retirer le caractère gras du texte, remettre instantanément le texte dans son format police de base ? Après avoir sélectionné correctement le texte dont vous souhaitez rétablir la mise en forme de la police, maintenez la touche [Ctrl] enfoncée tout en appuyant une fois sur la [barre d’espacement]. Le texte reprendra instantanément la mise en forme police du paragraphe dans lequel il se trouve.

Rétablissement de la mise en forme de paragraphe

Vous désirez immédiatement passer sous une ligne horizontale ou encore stopper les retraits à gauche ou à droite, annuler les espaces avant et après le paragraphe, revenir avec un aligné gauche régulier, remettre instantanément le paragraphe dans son format paragraphe normal ? Après avoir sélectionné le paragraphe dont vous souhaitez rétablir instantanément la mise en forme, maintenez la touche [Ctrl] enfoncée tout en appuyant une fois sur la touche [Q]. Le paragraphe reprendra instantanément la mise en forme de base paragraphe du paragraphe dans lequel il se trouve.

Réappliquer le style « Normal »

Après avoir sélectionné le texte sur lequel vous désirez rétablir le style « Normal », maintenez les touches [Ctrl] et [?Maj] enfoncées tout en appuyant une fois sur la touche [N]. Le paragraphe reprendra instantanément le style « Normal ». C’est magique !

Les essentiels

De nos jours, nous sommes souvent appelés à utiliser rapidement plusieurs outils logiciels dans l’accomplissement de nos tâches quotidiennes; Ms Word pour préparer un rapport d’apparence soigné, Ms Excel pour créer ou manipuler efficacement un tableau avec quelques formules et Ms PowerPoint afin de réaliser ou modifier des présentations existantes. Allons-nous un jour devenir experts de tous ces outils ? Probablement non. L’important est de connaitre l’essentiel de chaque outil, les petits trucs, les pièges et leurs fonctionnalités fondamentales afin d’être plus efficace..

Ms Word : une bonne sélection et des touches magiques!

© Richard Tremblay, Tous droits réservés.

Richard Tremblay possède plus d'une quizaine d'années d'expérience en informatique dont plus de dix consacrées à l'utilisation et à l'enseignement de MS Project, de la version 1998 à 2013, ainsi que de la suite MS Office depuis la version 1997. Il a d'ailleurs déjà formé plusieurs milliers de personnes et aidé des dizaines d'entreprises provenant de divers secteurs dans la création de différents gabarits et rapports pour l'utilisation adéquate et performante de l'outil MS Project.