4 janvier 2016

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Technologies de l'information

Choisir un LMS pour son organisation : pièges et astuces!

Si votre organisation fait partie du 85 % des organisations dotées d’un LMS (Learning Management System, ou système de gestion des apprentissages, en français), il se peut aussi que vous fassiez aussi partie des 38 % qui songent à le remplacer1.

Acquérir une solution de gestion des apprentissages n’a jamais été simple, mais en 2016 les difficultés et les pièges qui tapissent ce parcours d’acquisition et d’implantation ont atteint un paroxysme, ce qui ne devrait pas aider à remonter les taux de satisfaction médiocres typiquement associés au déploiement de ces solutions (de 30 à 35 % d’insatisfaits ou de très insatisfaits, moins de 45 % de tout juste satisfaits, selon les analyses les plus reconnues2).

Les facteurs qui expliquent cette faible performance (tant des LMS en général que des processus d’acquisition, d’implantation et d’utilisation) sont nombreux :

  • Il existe plus de 650 solutions de ce type,
  • Parmi les solutions multilingues qui se qualifieraient sur le plan du français et pourraient être envisagées pour une implantation au Québec (ou performante sur le plan bilingue ou multilingue), environ 50 pourraient mériter une évaluation, ce qui est encore beaucoup!
  • La gestion de la formation en salle est souvent le talon d’Achille de ces solutions, surtout dans un contexte de formation de plus en plus hybride. Il est révolu le temps où l’on pensait que la formation « évoluerait » pour être suivie essentiellement à son poste, en ligne, et isolé dans sa bulle! Les solutions de gestion des apprentissages doivent être réellement aptes à gérer tout ce que les parcours mixtes permettent comme flexibilité et comme efficacité dans la réponse aux besoins d’apprentissage. On veut donc un système qui gère parfaitement toutes les modalités et procure une performance sans compromis pour l’ensemble de l’offre de formation : en ligne, en salle, en classe virtuelle, etc.
  • On ne le répétera jamais assez : une performance sans compromis est requise pour la gestion de la formation en salle si l’on a recours à cette modalité.
  • À moins de ne chercher qu’une plateforme de lancement et de suivi de son offre de cours en ligne, il est essentiel de considérer comment la formation et le développement vont pouvoir être gérés dans leur ensemble à l’aide de cette solution à acquérir.
  • L’apprentissage en ligne est désormais connecté, nourri par les échanges, bien souvent bref, décomposé en vidéos et en vignettes, mais intégré dans une stratégie où toutes les formules d’apprentissage (dont le coaching, les communautés de pratiques et les différents jalons d’appropriation) doivent être suivies à la trace. Dans ce contexte, les normes et standards qui ont émergé dans les années 90 ou qui ont été lancés à l’aube de l’an 2000 (AICC, puis SCORM) sont en train de laisser la place à de nouveaux standards (xAPI ou Tin Can API) bientôt incontournables.
  • Curieusement, même si SCORM n’évoluera plus et qu’il peine à bien des égards, de nombreux fournisseurs de solutions LMS s’accrochent à des architectures et à des modèles trop fermés qu’ils devraient pourtant faire évoluer au plus vite. Ce sont surtout les organisations clientes qui sont en train d’adopter xAPI le plus rapidement parce qu’elles en ont désespérément besoin.
  • Les coûts de licences et d’implantation sont à la baisse depuis des années, mais ils continuent de varier énormément. Ce qui peut apparaître comme des aubaines révèle parfois le meilleur, mais souvent le pire. En effet, certaines des solutions aux coûts d’acquisition plus élevés répondraient le mieux à des besoins bien justifiés, mais comme c’est l’aubaine qui aura été retenue, les déceptions et les écueils s’accumulent, avec souvent de graves conséquences.

Bref, la liste des facteurs susceptibles d’expliquer la faible performance des LMS pourrait s’allonger, et ce n’est pas simple!

Ce sombre portrait peut heureusement s’illuminer grâce à une stratégie d’acquisition agile et habile, pourvu que le porteur du projet ait bien fait ses devoirs :

  • Bien se renseigner sur le marché, l’éventail de l’offre LMS, la satisfaction réelle des clients qui ont choisi telle ou telle autre solution;
  • Comprendre les types de solutions offertes sur le marché :
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    • celles qui sont avant tout faites pour gérer une offre de cours en ligne,
    • les solutions plus complètes et très habiles à gérer la formation en salle et toutes les autres formes d’apprentissage,
    • celles qui excellent en plus sur le plan de l’apprentissage social en ligne, la collaboration, la curation de contenu, la gestion des communautés de pratique,
    • les solutions qui font partie d’une suite intégrée de gestion de talents,
    • etc.;

  • Réseauter ou parler avec d’autres qui sont passés par là et colliger les leçons apprises;
  • Considérer la possibilité d’assembler sa propre solution de gestion des apprentissages et son propre écosystème d’apprentissage et de développement :
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    • Des LMS WordPress, Drupal et Joomla existent maintenant,
    • En combinant des applications issues du logiciel libre (open source) et des composantes simples, mais brillantes, de grandes organisations ont remplacé leurs LMS récemment (ce qu’a fait Twitter, Nike, et ce que sont en train de faire de grandes organisations d’ici – que le contexte de ce billet ne permet pas de nommer –), le tout à une fraction du prix des LMS commerciaux et avec une flexibilité et une performance inégalées,
    • La flexibilité du xAPI (préparez-vous à dire adieu à SCORM, pour embrasser xAPI) permet justement de combiner des composantes commerciales et de logiciels libres pour des résultats surprenants,
    • Cela dit, de bonnes solutions commerciales (déjà, telles quelles) représentent des avantages certains selon les contextes, et le nombre de solutions qui gagnent en puissance et en flexibilité grâce à l’intégration de xAPI grandit;

  • Se doter d’une bonne analyse coûts-bénéfices (ce qu’on cherche à accomplir avec cette acquisition/implantation) et considérer le coût total d’acquisition, d’implantation et de soutien de chacune des solutions en compétition;
  • Etc.

Une approche en ateliers de travail avec un expert est une voie rapide qui permet de couvrir l’ensemble du processus. Les organisations qui ont adopté cette voie, en plus de réaliser des économies importantes, échappent à des écueils regrettables.

Plusieurs cours chez Technologia peuvent contribuer à la préparation des parties prenantes appelées à participer à un projet d’apprentissage en ligne :

François Ronaï accompagne les organisations dans l'établissement de leur stratégies de formation depuis plus de 20 ans. Il a participé à de nombreuses implantations qui ont marqué l'évolution du E-Learning dont : Hydro-Québec, Bombardier, la CSST, la Régie des rentes du Québec, l'ACDI, la Banque Nationale, Desjardins, Ultramar et plusieurs autres grandes organisations.À la Faculté des sciences de l'administration de l'Université Laval, François est expert-praticien et supporte la création des cours du microprogramme de deuxième cycle en gestion des connaissances et E-Formation en entreprise.