28 août 2010

Article

Capital humain et gestion

La gestion à valeur ajoutée : Comment réduire le gaspillage administratif

Le contexte dans lequel vivent les entreprises a bien changé ces dernières années (mondialisation, personnalisation du marché…). Puisque la quantité d’informations en circulation à travers le monde double tous les cinq ans, imaginez seulement le bombardement que cela engendre dans votre entreprise. Vous avez à vivre chaque jour avec cette nouvelle complexité.

La GVA (Gestion à Valeur Ajoutée) est une réponse à cette réalité des dernières années. Elle repère dans les processus administratifs les goulots et les sources de perte d’efficacité et de temps tout comme la PVA (Production à valeur ajoutée) traque dans les usines les gaspillages qui n’ajoutent rien à la valeur des produits.

Nous devons simplifier nos processus administratifs, mais de la bonne façon. Pourquoi ? Afin d’accélérer les résultats AVEC nos employés, sans être freinés par leur résistance au changement. C’est un défi de taille et c’est à ce moment que la GVA devient particulièrement intéressante.

Dans les processus manufacturiers, nous changeons les machines de place, nous diminuons les en-cours et les stocks et nous réduisons les temps de mise en course. Dans les processus administratifs, nous touchons principalement aux humains. Afin d’atteindre des résultats rapides, la gestion ACTIVE du changement devient un élément crucial qui assurera la collaboration des employés tout au long du projet. Il ne faut pas oublier que le changement des organisations passe par le changement des personnes qui y évoluent. Donc, si les personnes restent comme avant, les résultats de l’organisation seront les mêmes qu’avant.

Avec les employés, il faut réinventer nos façons de faire, simplifier au lieu d’ajouter, décloisonner les départements pour repenser notre organisation en terme de processus. Le but est d’éliminer les retours en arrière si coûteux pour l’organisation et de réduire le temps de traitement des actions. En fait, nous devons réduire dans les bureaux les activités à non-valeur ajoutée (pile, dépile, transporte, corrige, photocopier, rechercher de l’information…).

Cette refonte des processus qui s’appuie sur les principes de l’auto-contrôle et de la gestion de la relation client-fournisseur interne assure un renforcement de l’orientation-client et une mise en valeur du capital humain de l’organisation.

Les bénéfices de cette démarche sont nombreux pour les entreprises. Par là, celles-ci apprennent à mieux mobiliser leur personnel administratif en vue d’optimiser leur méthode de travail et d’améliorer la qualité de leur service à la clientèle. Aussi, la GVA permet aux employés de bureau de passer à l’action afin d’arrêter d’attribuer du temps de main-d’œuvre à de la non-valeur ajoutée (voir exemple ci-dessus). Dans les bureaux, c’est du temps que nous vendons, et du temps c’est de l’argent !

Les nouveaux processus permettront de traiter plus rapidement et simplement une plus grande quantité d’informations provenant de plusieurs clients. Une augmentation du chiffre d’affaires peut maintenant être possible sans aucun ajout au niveau du personnel administratif.

En bref, la GVA vise à redonner la flexibilité et la simplicité de la petite entreprise d’antan à la grande entreprise qui a gagné malgré elle en complexité et en rigidité administrative.

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