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16 août 2019

Article

Capital humain et gestion

Comment gérer son temps quand tout est urgent ?

Les problèmes de santé mentale chez les travailleurs sont relativement importants au Québec : près de 24 % des salariés disent éprouver une détresse psychologique, tandis que 6 % souffrent de dépression et 4 % d'épuisement professionnel.

C'est ce qui ressort d'une recherche menée par les professeurs Alain Marchand et Pierre Durand, de l'École de relations industrielles de l'Université de Montréal et chercheurs à l'Institut de recherche en santé publique de l'UdeM (IRSPUM), ainsi que Marie-Ève Blanc, professionnelle de recherche à l'IRSPUM.

Les chiffres de la santé mentale

Selon une étude récente menée par l’OMS (mai 2019), on estime que la dépression et les troubles de l’anxiété coûtent à l’économie mondiale 1 000 milliards de dollars ($ US) par an.

Selon un sondage d’expedia.ca en 2016, 58% des Québécois ne prennent pas totalement leurs vacances.

Pire encore, en 2015, 40% des Québécois restaient connectés au bureau durant leurs vacances selon un rapport de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agrées.

Les problèmes de santé mentale affectent plus de Canadiens que tous les autres problèmes combinés, incluant le cancer et les maladies cardiaques.

Une personne sur quatre expérimentera, au cours de sa vie active, un problème de santé mentale (stress, anxiété) assez important pour occasionner un arrêt de travail.

Une personne sur huit sera hospitalisée pour un problème de santé mentale (stress, anxiété) au moins une fois dans sa vie.

Les Québécois n’ont jamais consommé autant d’antidépresseurs. En 2010, « c’est plus de 13 millions d'ordonnances qui ont été remplies uniquement dans la province et le chiffre va en augmentant. »

En cette ère de vitesse où tout est urgent, où les demandes se multiplient et que les délais sont presque inexistants, pour tirer son épingle du jeu et préserver sa santé, il faut savoir gérer efficacement son temps. C’est une compétence à développer et une des premières capacités que l’on va évaluer chez les individus qui postulent à un poste de niveau supérieur. Si le candidat ne sait pas s’organiser ni bien gérer son temps, va-t-il y parvenir à un niveau supérieur, surtout s’il a du personnel à superviser et dix fois plus de demandes à traiter ? Impossible!

21 jours : moyenne de temps d’intégration pour tout changement

Gardez en tête que l’humain est un être d’habitudes et que tout changement, aussi minime soit-il, vient le déstabiliser dans sa zone de confort. En effet, tout changement à un comportement humain nécessite en moyenne 21 jours consécutifs de pratique pour l’intégration, d’où l’importance de persévérer dans nos actions pour obtenir les résultats voulus. Suivre ce conseil en 2019 n’a pourtant rien de facile, car il va à l’encontre de l’ère de la vitesse où tout doit être instantané.

La gestion du temps est un processus qui s’intègre un élément à la fois. Pour débuter, il faut avoir une fondation solide. Comme c’est le cas avec une maison, si la fondation a des défauts, on peut prévoir des problèmes à répétition.

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Quelques pièges en gestion du temps

La distorsion

L’ère de la vitesse nous fait évaluer le temps de façon globale, c’est-à-dire que nous avons une vue de haut niveau, mais bon nombre de satellites rattachés à la tâche nous échappent. Combien de fois avez-vous commencé une tâche en croyant que vous en aviez pour une petite heure et, trois heures plus tard, vous ne l’aviez toujours pas terminée ?

Voici un exemple classique : vous prévoyez une réunion d’équipe qui va durer une heure; vous bloquez donc une heure à votre agenda.

Voici les satellites oubliés : la préparation de l’ordre du jour, la convocation, la rédaction du procès-verbal de la réunion, etc.

En fait, votre réunion, ce n’est pas une heure qu’il faut lui allouer, mais peut-être bien deux ou trois heures.

L’imprévu

L’imprévu, c’est tout ce qui n’est pas déjà planifié dans votre agenda, comme une réunion de dernière minute, un travail prioritaire qui émerge, un collègue qui a besoin d’aide, etc. Si vous mettez à votre horaire de la journée huit heures complètes de tâches à effectuer (en retenant que votre évaluation a peut-être subi une distorsion et nécessiterait deux heures de plus) et que surviennent deux heures d’imprévus, ne soyez pas surpris si vous n’y arrivez pas. Votre journée compte maintenant entre dix et douze heures de travail.

La seule façon d’éviter ce piège est de faire une étude de temps et d’activités. Oui, il s’agit de travail additionnel, et en même temps, c’est la seule manière d’établir une fondation solide, c’est-à-dire de connaître toutes les tâches à effectuer en incluant les tâches satellites, le temps requis pour les accomplir et la moyenne d’heures en imprévus par jour. Cette méthode vous permet de passer d’une gestion de « pompier » à une gestion planifiée.

Le manque de planification

Un des effets de l’ère de la vitesse dans nos comportements est que l’on est passé du mode proactif au mode réactif. Au lieu de planifier, on réagit quand cela nous fouette le visage. La clé essentielle en gestion de temps est de planifier, à court, moyen et long terme. Vous savez maintenant exactement combien de temps allouer à vos tâches (incluant tous les satellites), combien de temps d’imprévus vous devez mettre à votre horaire au quotidien et bien il ne vous reste qu’à tout mettre à votre agenda et de le respecter.

Devenez les urgentologues de votre temps

Un autre effet de l’ère de la vitesse est que tout devient urgent ce qui est totalement faux. Devenez l’urgentologue de votre temps et effectuez le triage des demandes, apprenez à faire la différence entre ce qui peut mettre l’entreprise dans le pétrin et passer une nouvelle commande qui pourrait attendre. Gardez en tête que les « urgences » sont bien souvent des activités associées au manque de planification d’autres personnes.

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  1. Blanc Marie-Ève, Marchand Alain et Durand Pierre, « Genre, catégorie professionnelle, secteur économique et santé mentale en milieu de travail:les résultats de l'étude SALVEO », Canadian Journal of Public Health, mai-juin 2015.

  2. Richard, Claudine, 13 mars 2018, "Les Québécois consomment plus d’antidépresseurs que la moyenne canadienne", Radio-Canada, https://ici.radio-canada.ca/nouvelle/1088783/quebecois-consommation-antidepresseurs-canadiens

Evelyn de Blois est gestionnaire de formation, coach et titulaire d’encadrement en gestion en entreprise. Elle possède une maîtrise en Business & Leadership de la Neuro Linguistic Programming University (NLPU) en Californie. Elle possède plus de trente ans d’expérience sur le terrain comme gestionnaire, formatrice, conférencière, mentor et coach. Elle a créé de nombreuses formations qui ont aidé des milliers de gestionnaires à améliorer la gestion de leurs employés, au Canada ainsi qu’aux États-Unis.