17 novembre 2014

Article

Capital humain et gestion

Comment gérer son temps quand tout est urgent ?

Selon l’Organisation mondiale de la santé, l’épuisement professionnel sera d’ici 2020 la première cause d’invalidité dans le monde :

  • Une personne sur quatre expérimentera, au cours de sa vie active, un problème de santé mentale (stress, anxiété) assez important pour occasionner un arrêt de travail.
  • Une personne sur huit sera hospitalisée pour un problème de santé mentale (stress, anxiété) au moins une fois dans sa vie.
  • Les problèmes de santé mentale affectent plus de Canadiens que tous les autres problèmes combinés, incluant le cancer et les maladies cardiaques.

Les Québécois n’ont jamais consommé autant d’antidépresseurs. En 2010, « c’est plus de 13 millions d’'ordonnances qui ont été remplies uniquement dans la province et le chiffre va en augmentant. »

Apprendre à gérer son temps est indispensable

Savoir gérer son temps devient une capacité à développer. C’est d’ailleurs une des premières capacités que l’on va évaluer chez les individus qui postulent à un poste de niveau supérieur. Si le candidat ne sait pas s’organiser ni bien gérer son temps, va-t-il y parvenir à un niveau supérieur, surtout s’il a du personnel à superviser et dix fois plus de demandes à traiter ? Impossible! Pour apprendre à gérer son temps, il est essentiel d’appliquer une méthodologie et de s’armer de patience.

21 jours d’intégration pour tout changement

Gardez en tête que l’humain est un être d’habitudes et que tout changement, aussi minime soit-il, vient le déstabiliser dans sa zone de confort. En effet, tout changement à un comportement humain nécessite en moyenne 21 jours d’intégration, d’où l’importance de persévérer dans nos actions pour obtenir les résultats voulus. Suivre cette prescription en 2014 n’a pourtant rien de facile, car elle vient à l’encontre de l’ère de la vitesse où tout doit être instantané.

La gestion du temps est un processus qui s’intègre un élément à la fois. Pour débuter, il faut avoir une fondation solide. Comme c’est le cas avec une maison, si la fondation a des défauts, on peut prévoir des problèmes à répétition.

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Quelques pièges en gestion du temps

La distorsion

L’ère de la vitesse nous fait évaluer le temps de façon globale, c’est-à-dire que nous avons une vue de haut niveau, mais bon nombre de satellites rattachés à la tâche nous échappent. Combien de fois avez-vous commencé une tâche en croyant que vous en aviez pour une petite heure et, trois heures plus tard, vous ne l’aviez toujours pas terminée ?

Voici un exemple classique : vous prévoyez une réunion d’équipe qui va durer une heure; vous bloquez donc une heure à votre agenda. 

Voici les satellites oubliés : la préparation de l’ordre du jour, la convocation, la rédaction du procès-verbal de la réunion, etc.
En fait, votre réunion, ce n’est pas une heure qu’il faut lui allouer, mais peut-être bien deux ou trois heures.

L’imprévu

L’imprévu, c’est quoi que ce soit qui n’est pas déjà planifié à votre agenda, comme une réunion de dernière minute, un travail prioritaire qui émerge, un collègue qui a besoin d’aide, etc. Si vous mettez à votre horaire de la journée huit heures complètes de travaux à effectuer (en retenant que votre évaluation a peut-être subi une distorsion et nécessiterait deux heures de plus) et que surviennent deux heures d’imprévus, ne soyez pas surpris si vous n’y arrivez pas. Votre journée compte maintenant entre dix et douze heures de travail.

La seule façon d’éviter ce piège est de faire une étude de temps et d’activités. Oui, il s’agit de travail additionnel, mais en même temps, c’est la seule manière d’établir une fondation solide, c’est-à-dire de connaître toutes les tâches à effectuer en incluant les tâches satellites, le temps requis pour les accomplir et la moyenne du nombre d’imprévus par jour. Cette méthode vous permet de passer d’une gestion de pompier à une gestion planifiée.

L’impatience

On veut tout, tout de suite. Si nous n’avons pas une réponse immédiate de nos interlocuteurs, ce sont des incompétents! Nous utilisons les textos, les tweets pour avoir des réponses instantanément. Tous ces éléments nous catapultent dans le « Je veux tout, tout de suite ». Or, ce n’est pas vrai que tout est dû pour maintenant. Devenez l’urgentologue de votre temps en effectuant le triage des demandes. Gardez en tête que les « urgences » sont bien souvent des activités associées au manque de planification des autres.

La clé essentielle en gestion de temps est de garder en mémoire que son apprentissage est un processus que l’on établit à long terme et une étape à la fois.

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Evelyn de Blois, de par son expertise et sa vaste expérience, est titulaire d'encadrement de 3 cursus distincts et est une référence pour la formation liée au capital humain. Elle est diplômée de la Neuro Linguistic Programming University (NLPU) en Californie et se spécialise dans la communication et la gestion.