3 février 2014

Article

Capital humain et gestion

Comment bien choisir un système de gestion intégrée «ERP» pour les PME ?

Le processus d'évaluation et de sélection d’une solution de système de gestion intégrée la mieux adaptée aux problématiques d'une entreprise est devenu très complexe. Non seulement à cause de l'augmentation du nombre d'applications logicielles présentes sur le marché, mais également avec l'émergence de nouvelles technologies et méthodologies liées.

Mieux comprendre les systèmes de gestion intégrée

Un système de gestion intégrée est un logiciel personnalisable permettant de traiter la majeure partie des informations d’exploitation d’une entreprise en un même système.

Les entreprises doivent non seulement comprendre la portée de concepts spécifiques tels que :

  • la gestion des ventes
  • la fabrication
  • la distribution
  • l’intelligence d’affaires
  • l'accessibilité interne,
  • mais également des concepts plus globaux

En parallèle, elles doivent mesurer l'impact de ces différents concepts par rapport à leurs besoins spécifiques.

Les ERP existent depuis déjà une vingtaine d’années. Dans les années 90, ils étaient utilisés surtout par les grandes entreprises.  Les coûts étaient très élevés et leur implantation exerçait une pression énorme sur les ressources de l’entreprise.

Éviter les pièges lors de la sélection et de l’implantation d’un ERP

La sélection et l’implantation d’un ERP dans une entreprise sont des projets périlleux.  Périlleux dans le sens ou l’ensemble des ressources sont sollicités et que le risque de « tomber » est grand. Il faut donc préparer l’entreprise à recevoir le nouveau système.

Préparer les employés de l’entreprise

Dans plusieurs des cas, les processus en place ne s’effectueront plus de la même façon.  Les employés exécuteront peut-être les mêmes tâches, mais, différemment. Peut-être qu’ils effectueront de nouvelles tâches.  Ils saisiront l’information à différents moments dans le processus. Les quelques situations énumérées précédemment représentent une bonne partie des défis qui peuvent tout faire basculer.  

Gérer le changement

Dans le monde des affaires, on fait référence à « la gestion du changement ».  Il existe plusieurs techniques et outils pour contrer les résistances et la gestion du changement lors d’une implantation.

Les clés pour choisir un bon système ERP

L’aspect le plus important est de choisir le bon système « ERP »…Évidemment!  

Vous vivrez avec le système choisi pour les 10, 15 prochaines années voir même pour la vie de l’entreprise. Il existe plus d’une centaine de systèmes sur le marché.  Tous ont des forces et des faiblesses et s’adressent à différents secteurs d’activités. À première vue, tous les progiciels « ERP » sont aptes à répondre à la majorité de vos besoins.  La différence est dans la précision et la facilité de la solution qui pourra répondre précisément à vos processus d’affaires.

Critères d’évaluation à prendre en compte comme gage de succès

La façon d’évaluer le logiciel est d’une part de comparer la liste des fonctions et caractéristiques de chacun des logiciels. D’autre part, il s’agit de valider si la façon dont le logiciel fonctionne correspond à votre façon de faire, c’est-à-dire la validation des processus d’affaires.

La validation des processus est sans aucun doute une des clés de succès.  Non seulement pour la sélection du bon système, mais également pour la préparation à l’implantation.  La technique de cartographie des processus est sans aucun doute un outil efficace pour aligner l’ensemble des futurs utilisateurs du système vers une compréhension commune et uniforme des processus de l’entreprise.

Pour conclure

La sélection et l’implantation d’un « ERP » sont plus qu’une simple installation d’un logiciel. Les logiciels sont extrêmement performants et robustes et un tel projet peut vous aider à transformer votre entreprise et la rendre plus compétitive.  À vous d’en profiter!

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© Jean Pinsonneault, tous droits réservés.

Jean Pinsonneault, Président de Technologia Conseil, compagnie sœur de Technologia Formation, se spécialise dans la sélection et l’implantation de Systèmes de Gestion Intégrée « ERP » et les Systèmes de Gestion des Relations Clients « CRM ». Tout en conservant une complète impartialité face aux fournisseurs de logiciel, lui et son équipe de conseillés, a aidé plus d'une centaine de PME dans leurs choix technologiques et les a guidés dans la mise sur pied de leurs projets.