15 septembre 2014

Article

Capital humain et gestion

Comment rendre vos réunions plus efficaces ?

Dans son livre La huitième habitude, l’auteur Stephen R. Covey nous dit qu’il est de plus en plus difficile comme gestionnaire de faire de la microgestion : nos employés en connaissent beaucoup plus que nous. Il nous dit aussi que nous devons aller chercher le meilleur chez nos employés, leur passion, leur engagement profond dans leur travail, de façon à demeurer compétitifs. La même chose s’applique dans le contexte des réunions.

Des réunions de plus en plus complexes

La plupart du temps, nous devons animer une réunion avec des gens qui n’ont pas de lien hiérarchique avec nous; qui en fait, viennent de plusieurs directions différentes. La participation active et la contribution de tous les membres de l’équipe sont essentielles. Dans les réunions, il est clair que la gestion traditionnelle ne permet pas d’atteindre les objectifs de créativité, de production et d’adhésion à un but commun.

De plus, notre milieu de travail est multigénérationnel, multiculturel et multilingue; on utilise aujourd’hui de nombreuses technologies pour faciliter la transmission d’informations et la présence des participants!

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La plupart des animateurs de réunions n’ont pas été formés pour animer une réunion de façon dynamique et productive sachant satisfaire tous les intervenants. Ils sont souvent mal préparés et ne savent pas gérer les situations difficiles qui peuvent survenir entre les participants.

Ou encore, s’ils se préparent, ils s’investissent dans une excellente préparation du contenu, mais ne mettent presque aucune énergie à la préparation humaine.

Les 2 éléments essentiels de la conduite de réunions efficaces

Si vous voulez conduire des réunions efficaces et agréables, voici deux éléments essentiels.

L’ordre du jour

L’ordre du jour donne le ton à votre réunion. Il permet à chacun de se préparer en fonction des objectifs à atteindre et de l’implication de chaque participant. Les participants ont une structure de travail et ils peuvent positionner leurs interventions dans le temps et selon les sujets.

L’ordre du jour doit être fait avec un souci du détail; sujets, responsables, objectifs de chaque point, temps alloué à chaque point et heure de début et de fin de chaque point (selon le temps alloué).

Le code de conduite

Une bonne façon d’éviter les problèmes de comportement et les situations difficiles est d’établir dès le début les règles de fonctionnement. Celles-ci doivent être adoptées par l’équipe.

Le code de conduite comptera idéalement peu de règles ou d’éléments à respecter. Après un certain temps, certaines de ces règles seront maitrisées et pourront être remplacées par d’autres qui le sont moins.

Lors des périodes d’évaluation de vos réunions, vous serez en mesure de préciser les règles qui sont bien maitrisées, celles qui doivent être maintenues et celles qui devraient être ajoutées ou modifiées.

Les autres aspects techniques et logistiques de l’animation d’une réunion

Animer une réunion demande la maitrise de certains aspects techniques et logistiques comme :

  • l’ordre du jour
  • les règles de fonctionnement
  • la disposition de la salle
  • les outils d’animations

L’animation demande aussi une maitrise des aspects humains tels que :

  • la gestion des émotions
  • la participation
  • la mobilisation et la gestion des situations difficiles

Les deux outils discutés ici; l’ordre du jour et les règles de conduite sont des aspects techniques qui aident à la gestion des aspects humains.

Vous souhaitez en savoir plus sur la conduite de réunions ? Retrouvez-moi lors de la formation « Conduite de réunions efficaces ».

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Pierre Lescarbeau est conférencier, formateur, coach et gestionnaire d’entreprise. Il possède plus de 25 ans d’expérience et a formé plus de 10 000 personnes dans des domaines variés. Pierre est diplômé en programmation neurolinguistique de la Neuro Linguistic Programming University en Californie (NLPU). Formé en communication, en leadership et en coaching, il a aussi fait des études en gestion à l’Université Concordia et à l’Université McGill.