4 juin 2019

Publication

Technologies de l'information

Comment développer votre intranet avec Office 365?

Dans un monde où l’efficacité est de plus en plus mise de l’avant, Office 365 nous offre une multitude de services pour faciliter le partage de nos idées et la communication avec tous les membres de l’entreprise (Site de communication) ou de livrer plus rapidement un document en travaillant en groupe (Collaboration avec Microsoft Teams).

Dans cet article, nous allons passer en revue les fonctionnalités natives de SharePoint Online qui facilitent la mise en place d’un intranet moderne avec Office 365 et nous allons partager avec vous quelques scénarios d’utilisation pour les sites de communication et d’équipe qu’Office 365 nous offre dans l’abonnement de base.

Il est important de comprendre que la mise en place d’un intranet demande beaucoup plus que l’implantation d’une nouvelle technologie.

La phase d’analyse des besoins est primordiale puisque l’intranet doit répondre aux besoins des utilisateurs. Ces derniers utiliseront l’intranet s’ils le trouvent utile!

Pour planifier et publier le contenu les utilisateurs devront maîtriser la technologie. La planification de l’architecture de l’information, de la navigation et de la publication du contenu est aussi très importante lors de la mise en place d’un intranet.

Au niveau technologique, SharePoint Online permet de facilement créer des sites et publier l’information que vous pouvez partager avec des utilisateurs de votre organisation.

Lors de la création d’un site SharePoint, vous pouvez choisir parmi 2 options : les sites d’équipe et les sites de communication.

creation-site-sharepoint 

Pour un intranet, les deux modèles pourraient être utilisés selon vos besoins.

Un intranet est souvent un mélange de plusieurs pages et plusieurs sites (Collaboration et sites d’équipes).

La fonctionnalité du concentrateur de site (Site hub) qui a été introduite l’année dernière permet de faire le lien entre les différents sites et ainsi partager :

  • La navigation
  • La recherche
  • Le look
  • La publication de contenu partagé entre les membres du Hub

Mis à part les différents modèles de sites, SharePoint Online nous fournit plusieurs fonctionnalités qui sont natives au produit et qui ne demandent aucun développement. Cette offre continuera à évoluer avec le temps.

Personnalisation de SharePoint Online

SharePoint Online vous permet d’appliquer un thème aux couleurs de votre entreprise et votre logo.

 

Navigation sur SharePoint Online

Vous pouvez choisir parmi plusieurs options de navigation.

  • Navigation à gauche (barre de lancement rapide) :
  • Navigation horizontale en cascade

 

  • Navigation de type méga Menu

Un pied de page (footer) personnalisé, dans lequel vous pouvez ajouter un logo, du texte et des liens, est aussi disponible.

Modèles de pages de publication dans SharePoint Online

Vous pouvez facilement créer des modèles de pages réutilisables, ce qui vous permettra d’avoir un standard lors de la publication d’articles.

La mise en page peut être modifiée pour ajouter des sections. Chaque section peut avoir sa propre structure de colonnes, ce qui permet une mise en page personnalisée.

Vous pouvez également partager des liens avec différentes options de visuels.

Mode vignette :

Mode liste :

Mode bouton :

Mode grille :

La taille des boutons peut aussi être ajustée.

Autre nouveauté, vous pourrez bientôt cibler du contenu (nouvelles et pages) par audience, ce qui permettra de créer des pages qui seront accessibles à tous, mais le contenu affiché sur la page sera différent selon l’audience à laquelle appartient l’utilisateur qui accède à la page.

Fonction de recherche dans SharePoint Online

Grâce au moteur de recherche, vous aurez la possibilité de retrouver les documents, les sites, les actualités et les pages publiés dans votre intranet.

 

Exemples de sites collaboratifs créés avec SharePoint Online

Voici quelques exemples d’interfaces intranet réalisées avec Office 365 sans aucun développement.

 

Nouveautés à venir dans SharePoint Online

Lors de la conférence Microsoft SharePoint Conference qui a eu lieu au mois de mai dernier, Microsoft a annoncé l’ajout de plusieurs autres fonctionnalités qui feront de SharePoint Online un outil de création et de gestion des intranets intelligents encore plus attrayant.

Voici quelques fonctionnalités qui devraient être ajoutées à SharePoint Online au cours de cette année :

  • Possibilité de cibler du contenu dans une page pour une audience spécifique
  • Amélioration des modèles de pages
  • Ajout d’une bibliothèque d’images gérée par l’organisation
  • Utilisation de scripts pour une meilleure personnalisation
  • Développement du concentrateur de sites (Site Hub)
    1. Augmentation de la limite à 2000 sites
    2. Processus d’approbation pour ajout au Hub
    3. Amélioration de la barre de navigation du Hub
  • Nouveau modèle de site pour le site d’accueil SharePoint (SharePoint Home site)
    1. Possibilité de remplacer le site d’accueil SharePoint actuel
  • Option de copier des composants WebParts et des sections dans les pages modernes
  • Meilleur rapport d’analyse des accès aux sites SharePoint
  • Personnalisation des pages de recherche modernes (ex : ajout de filtres personnalisés)

Pour en savoir plus sur les annonces dévoilées lors de la conférence SharePoint, consultez ce lien.

Pour conclure, cette revue des fonctionnalités disponibles dans Office 365 est non exhaustive, pour en apprendre davantage, participez à l’une de nos formations Microsoft SharePoint.

Serge Tremblay est formateur et consultant SharePoint depuis 2001. Il est conseiller stratégique en collaboration chez Victrix et titulaire d’encadrement pour l’offre de cours SharePoint chez Technologia depuis 2007. Il participe régulièrement à des conférences SharePoint en tant que conférencier. Serge participe activement à développer la communauté SharePoint (gestionnaire du groupe d’usagers SharePoint Québec, conférencier, blogueur, forums de discussion Microsoft).